QUẢN LÝ THỜI GIAN

JIM ROHN

Trích: Chìa Khóa Thành Công; Vũ Thanh Nhàn dịch; NXB. Lao động; Công ty CP Sách Thái Hà; 2018

Điểm đầu tiên tôi muốn nói đến về quản lý thời gian đó là: thời gian là của bạn, để sử dụng theo ý bạn muốn. Cuộc đời bạn là của bạn và bạn không phải để bất kỳ ai đưa bạn vào khuôn mẫu của họ. Thành công không phải là tiền bạc hay phong cách mà là việc hiện thực hóa dần dần mục tiêu của bạn. Bạn không cần phải giống bất kỳ ai hay hành động như bất kỳ ai, mà hãy định hình giấc mơ của bạn và xem liệu bạn có thể hiện thực hóa chúng không. Nếu một người mơ ước hướng về những ngọn đồi, sống đời sống tự cung tự cấp, nuôi sóc, và anh ta đạt được giấc mơ đó, thì theo quan điểm của tôi, anh ta đã thành công rực rỡ.

Một cách tiếp cận khác với việc quản lý thời gian là hoàn toàn bỏ qua nó! Thành thật mà nói, tôi tôn trọng người quyết định thuận theo lẽ thường, và chuyện gì đến sẽ đến hơn là người tự hứa với bản thân nhưng rồi lại không thực hiện được.

Hãy nhớ rằng, hoàn toàn phù hợp khi rút xuống thành việc gì đó dễ hơn. Đôi khi bạn ở trong một tình thế khó khăn và bạn có thể luôn nói, “Giờ tôi không cần đến nó”. Một nhân viên bán hàng có thể chuyển sang việc quản lý và thấy thời gian làm việc của anh ta tăng lên gấp đôi nhưng lương thì giảm đi một nửa. Nên theo lẽ thường anh ta quay lại công việc bán hàng! Điều đó là hợp lý. Có một câu chuyện về một cô bé nói rằng cô không bao giờ được thấy bố mình, ông không có thời gian để chơi với cô bé. Bố cô bé luôn mang việc về nhà và mẹ cô nói, “Con à, đó là vì có quá nhiều việc bố con phải làm và bố con không thể làm xong ở văn phòng được”. Cô bé hỏi lại, “Thế tại sao họ không cho bố sang nhóm làm chậm hơn?” Đó có thể là một câu chuyện cười nhưng không phải là một ý tồi. Hãy nghĩ đến những đứa con của bạn. Nếu bạn cũng đang hy sinh quá nhiều thời gian với gia đình, bạn bè và con cái, thì đó có thể là một ý tưởng hay để nghĩ về nhóm làm việc chậm hơn! Một số việc tôi thực hiện khi còn trẻ đã phải trả giá quá nhiều về mặt thời gian – nếu tôi biết trước chi phí thời gian mà tôi sẽ phải trả, thì tôi sẽ không bao giờ.

Một cách tiếp cận khác với việc quản lý thời gian là làm việc lâu hơn và nhiều hơn. Tuy nhiên, hãy xem xét cẩn thận điều này vì bạn có thể “đạt đến một giới hạn”. Tôi đã thực hiện điều này trong những năm đầu và tôi không thể ngủ được, sức khỏe của tôi bị ảnh hưởng. Tôi đã sụt 8-9 kg và quá gầy! Tôi đã tiến quá nhanh. Tôi đã từng nói rằng, “Nếu 10 tiếng không làm được thì tôi sẽ làm 16 tiếng”. Tôi gặp vấn đề về sức khỏe vào cuối năm đó và nhận ra rằng thật ngu ngốc khi trở nên giàu có nhưng lại quá ốm yếu để hưởng thụ. Tất nhiên bạn phải làm việc chăm chỉ, nhưng có điểm giới hạn mà bạn không thể làm việc nặng hơn.

Đôi khi bạn không thể làm việc gắng sức hơn mà không “đạt đến một giới hạn”, nhưng hãy nhớ đó không phải là số thời gian mà bạn đã bỏ ra mà là bạn đã nỗ lực bao nhiêu trong thời gian đó. Bạn có thể luôn làm việc một cách thông minh hơn.

NHỮNG YẾU TỐ CẦN THIẾT TRONG QUẢN LÝ THỜI GIAN

  1. Bảng liệt kê các mục tiêu

 Khi ông Shoaff gặp tôi, ông đã đề nghị xem danh sách những mục tiêu lúc đó của tôi. Ông nghĩ rằng ông có thể đưa ra cho tôi một số sự trợ giúp từ kinh nghiệm của ông. Tôi đã phải nói rằng tôi không có danh sách mục tiêu. Ông đã đáp lại rằng nếu tôi không có bảng mục tiêu, ông có thể đoán được số dư trong tài khoản ngân hàng của tôi. Đó là một bước ngoặt với tôi.

Con người có thể đặt ra mục tiêu mà không loài vật nào khác có khả năng đó, để chạm tới tương lai và hình thành nó. Hãy suy nghĩ nghiêm túc về việc đặt ra mục tiêu cho tương lai của bạn. Bạn có khả năng tác động đáng kể đến tương lai tài chính của mình, vậy thì tại sao bạn không nỗ lực?

Con người chúng ta bị tác động bởi năm yếu tố: môi trường – vật chất, xã hội hay chính trị; những sự kiện – trong gia đình, cộng đồng, trong nước hay trên thế giới; kết quả mà chúng ta đạt được hay thất bại; tri thức; và những mơ ước. Chúng ta không thể bỏ qua yếu tố môi trường, những sự kiện tạo nên cuộc sống của chúng ta, những kết quả mang lại cho chúng ta của cải hoặc những món nợ, kiến thức chính là tài sản nhưng những giấc mơ mới chính là thứ định hình nên tương lai của chúng ta.

?Hãy sống có ước mơ.

Một nhà tiên tri cổ xưa nói rằng không có tầm nhìn – giấc mơ, một bức tranh tương lai rõ ràng – con người sẽ tàn lụi. Nếu chúng ta không thấy thành quả, kết quả, thì chúng ta không được thôi thúc để lên kế hoạch hoặc làm việc. Có hai cách để đối mặt với tương lai là lo âu hoặc lên kế hoạch trước. Hầu hết mọi người đối mặt với nó bằng sự lo âu, và đó là vì họ đã sống phung phí vì người khác – vì chính phủ, nhà thờ, vì người khác. Tất nhiên nếu bạn không thể thấy tương lai, nếu bạn không thể thấy thì bạn sẽ đi một cách rụt rè.

Để đối mặt với tương lai bằng kế hoạch, bạn cần nắm được nó. Bạn muốn sức khỏe mình như thế nào? Hãy hình dung. Bạn có muốn trở nên giàu có không? Hãy đọc sách và mường tượng về nó. Mọi người sẽ làm những điều khó tin nhất nếu họ có những lý do đủ thuyết phục. Một lý do tạo ra sự khác biệt.

Thầy tôi gợi ý rằng tôi chưa tiến về phía trước xa như tôi muốn vì tôi không có những lý do đủ mạnh – đến thư viện, tham gia lớp học, làm việc. Nếu giấc mơ đủ mạnh, chúng trở nên giống như nam châm; chúng kéo bạn về phía chúng. Những mục tiêu mạnh mẽ sẽ không chỉ kéo bạn lên mà nó sẽ kéo bạn vượt qua. Kéo bạn qua những khoảng thời gian tồi tệ và khó khăn.

Tôi thử thách bạn bây giờ dừng lại và lập một danh sách những mục tiêu của cuộc đời mình. Bạn muốn dành bao nhiêu thời gian cũng được. Thật hấp dẫn để bắt đầu tự hỏi bạn thực sự muốn gì. Điều gì khiến cuộc sống của bạn đặc biệt, thú vị, hữu ích? Hãy liệt kê ra mọi thứ bạn muốn làm, muốn đạt được. Sau đó thực hiện và đánh dấu lại những việc bạn có thể đạt được trong một năm. Sau đó đánh dấu lại những việc mà bạn coi là những mục tiêu 5 năm, và cuối cùng là bất cứ việc nào là mục tiêu 10 năm trong tương lai.

Nếu bạn không có bất cứ mục tiêu 10 năm nào, bạn cần nghĩ thêm. Suy nghĩ của bạn đang quá ngắn hạn. Tôi đã từng vẽ một đường 10 năm – tôi không thể thấy được mình đã thực hiện được hết những mục tiêu đó, nhưng giờ tôi hiểu được sức mạnh của những mục tiêu dài hạn. Bố mẹ tôi đã vay thế chấp để mua nhà khi họ ở tuổi 70 – đó là suy nghĩ về phía trước. Họ đã trả hết nợ nhanh chóng nhưng họ có những kế hoạch cho tương lai. Bố tôi có rất nhiều mục tiêu, những việc ông muốn hoàn thành, nó giúp ông tiếp tục sống.

Những phi hành gia thời kỳ đầu gặp vấn đề về tâm lý khi họ trở về từ chuyến hành trình vào không gian, lên mặt trăng. Một số người thì uống rượu. Tại sao? Vì bạn làm gì sau khi đã ở trên Mặt trăng? Chương trình không gian đã khám phá ra rằng những nhà du hành này cần những mục tiêu để trở lại. Bạn cần có mục tiêu nào đó trong 10, 15 hoặc 20 năm phía trước để giữ cho bạn tiếp tục.

Giờ thì, tôi đề nghị bạn hãy xem xét những mục tiêu một năm và chọn ra 5 mục tiêu quan trọng nhất. Đây là những mục tiêu ưu tiên của bạn. Hãy hỏi bản thân, “Tại sao? Những điều này quan trọng ở điểm nào?” Hãy viết ra một đoạn ngắn về lý do những mục tiêu này là mục tiêu ưu tiên đầu tiên của bạn. Hãy trình bày rõ lý do của bạn vì điều này gần như có tác động kỳ diệu. Khi những lý do trở nên mạnh mẽ, thì cách thức thực hiện sẽ dễ dàng. Nhiều người không biết cách có được thành công. Họ cần tập trung nhiều hơn vào lý do, nó sẽ khiến cho cách thức thực hiện trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

?Hãy ưu tiên những mục tiêu của bạn.

Hãy nghĩ về người đàn ông đề nghị một đồng nghiệp tuyển một nhóm 12 cặp vợ chồng cho một hội thảo kinh doanh trong ngày tiếp theo. Bạn anh ta đã trả lời rằng anh ấy không phải là một người bán hàng hay một người tuyển dụng – anh ta không thể làm được việc đó. Nhưng nếu người đàn ông đó đưa ra 25.000 đô la cho người đồng nghiệp, thì tác động quả là kỳ diệu! Đột nhiên người bạn đó thậm chí không cần đến một lớp đào tạo tuyển dụng, anh ta có thể ra ngoài và làm việc đó vì lý do như vậy là đủ lớn và đủ mạnh.

?Mục đích mạnh hơn đối tượng

Mục tiêu của bạn có thể là có một ngôi nhà triệu đô. Nhưng hãy hỏi bản thân, “Để làm gì?” Mục đích “để làm gì” đó sẽ kéo bạn lên và kéo bạn vượt qua. Bạn có thể muốn ngôi nhà trở thành trung tâm của đời sống cả gia đình bạn, cho bạn bè bạn, và những vị khách vui thú. Đây là mục tiêu của bạn; còn ngôi nhà là đối tượng.

Hãy hỏi bản thân, “Tôi phải trở thành người như thế nào để có được tất cả những gì tôi muốn?” Hãy viết một đoạn ngắn khác để trả lời cho câu hỏi này. Triết lý này có thể thay đổi cuộc đời bạn.

Mục đích chính của việc lập mục tiêu là gì? Để lôi kéo bạn trở thành người đạt được mục tiêu. Đây là giá trị lớn nhất trong cuộc sống. Ông Shoaff khiến tôi lập mục tiêu trở thành một triệu phú – tại sao? Vì những gì nó sẽ biến đổi tôi để đạt được nó! Vì những lớp học tôi phải tham gia, những kỹ năng tôi phải có, kiến thức và triết lý tôi phải phát triển. Điều quan trọng không phải là tiền mà là những gì tôi sẽ trở thành.

Hãy lập ra những loại mục tiêu tạo nên con người bạn. Nếu bạn đặt ra mục tiêu quá thấp để không phải đọc hay tham gia vào các lớp học hay học bất cứ thứ gì, thì bạn sẽ không trưởng thành được. Đừng theo đám đông dễ dãi. Hãy đến với những nhu cầu, mong đợi ở mức cao. Trong giới của tôi, sự mong đợi là rất cao. Tại sao vậy? Vì cơ hội sống ở đỉnh cao. Để sống ở đỉnh cao, những kỹ năng, cam kết và cống hiến phải ở mức phi thường, đó là điều quan trọng.

Một nhà tiên tri đã từng nói, “Hãy phấn đấu vì sự hoàn hảo”. Tất nhiên bạn không thể có được sự hoàn hảo về mặt sức khỏe, hôn nhân, tình bạn hay trong kinh doanh, nhưng chìa khóa chính là sự phấn đấu. Dù bạn đang ở đâu khi hành trình của bạn kết thúc, miễn là bạn phấn đấu để chạm đến sự hoàn hảo, thì bạn đã tạo cho mình một cuộc sống tốt, một cuộc sống thịnh vượng.

Hãy cẩn trọng. Đừng đánh đổi bản thân. Đừng đặt những mục tiêu yêu cầu bạn hy sinh tình bạn hoặc phá vỡ sự liêm chính của bản thân, hoặc thỏa hiệp về đức hạnh hay giá trị của bạn. Hãy vươn lên. Cố hết sức. Nhưng đừng đánh đổi bản thân. Hãy nhớ rằng Judas đã có được tiền bạc, nhưng khi đã có tiền bạc trong tay, ông ta cũng không được hạnh phúc. Ông không hài lòng với bản thân. Căn nguyên lớn nhất của bất hạnh chính là trong bản thân. Nó không phải từ bên ngoài, mà là từ bên trong. Và sự không hài lòng này bắt đầu rất khó nhận thấy với việc làm chưa hết sức và để bản thân không gặp trở ngại nào. Đó là lúc bạn cảm thấy không hài lòng với bản thân. Nó là khởi đầu của việc trượt dài. Mọi người đều phải chịu một trong hai nỗi khổ. Nỗi khổ của kỷ luật và nỗi khổ của sự hối tiếc. Lời khuyên của tôi là, đừng đánh đổi kỷ luật cho sự hối tiếc. Kỷ luật thì nhẹ nhàng nhưng sự hối tiếc thì nặng trĩu. Hãy cẩn thận với những gì bạn sẽ trở thành khi theo đuổi những gì bạn muốn.

Một vở kịch cổ có câu hỏi, “Sẽ thế nào nếu bạn có được cả thế giới và đổi lại bạn mất đi linh hồn mình?” Có điều gì đáng như thế không? Không. Một số sự đánh đổi trong cuộc đời là không đáng. Có câu chuyện trong Sáng thế ký về người anh trong hai anh em sinh đôi đã bán quyền cơ bản của mình vì một bát súp. Đó là một sự đánh đổi vô giá trị!

Hãy gìn giữ những giá trị của bạn và đừng đánh đổi chúng.

  1. Liên tục đánh giá

Hãy thường xuyên xem xét những mục tiêu của bạn, và nếu cần thiết, hãy lập một danh sách khác rồi một danh sách khác nữa cho đến khi đạt yêu cầu.

  1. Sự ưu tiên

Đừng dành quá nhiều công sức vào thứ không mang lại nhiều giá trị.

  1. Viết ra những kế hoạch

Yếu tố cần thiết để quản lý thời gian là có một bản chiến lược vạch sẵn. Bạn có thể cần một bản kế hoạch treo tường, hoặc bảng trắng để viết kế hoạch. Nếu bạn sử dụng cả lịch thì hãy chắc chắn rằng bạn có những dự án và lịch những cuộc hẹn khác cạnh bản kế hoạch. Những dự án của bạn sẽ bao gồm quảng cáo, tuyển dụng, và đào tạo nhưng bạn có thể có thói quen đưa gia đình lên lịch. Hãy thêm những nhiệm vụ của gia đình vào bản chiến lược vạch sẵn. Nếu bạn có thể chỉ cho các con bạn thấy rằng chúng được đánh giá ngang những dự án kinh doanh của bạn, chúng sẽ rất thích. Nó cũng khiến bạn dễ dàng thấy được lúc nào thời gian cho gia đình và cho dự án bị trùng, và bạn có thể cần bàn thảo lại với gia đình trước.

Hãy đặt mọi thứ lên bản chiến lược. Nếu bất kỳ dự án nào quá nhiều việc quá tải trên bản, hãy lấy chúng xuống và tạo một bản chiến lược riêng cho dự án đó. Bản chiến lược có thể chạy một, hai hoặc ba năm. Bạn có thể không thực hiện việc kinh doanh trên khắp thế giới, hoặc chạy những dự án bất động sản hay dự án tài chính lớn, nhưng mọi người đều có lợi khi dự án của họ được đặt ra trực quan như vậy.

  1. Học cách phân biệt những thứ quan trọng

Chẳng hạn một cuộc nói chuyện không quan trọng có thể là những cuộc nói chuyện phiếm, không hơn. Một cuộc nói chuyện quan trọng đòi hỏi nhiều thời gian hơn. Thời gian có sự hiện diện của triển vọng. Thời gian phụ là để có được cái nhìn toàn cảnh, lên kế hoạch cho thời gian triển vọng và thực hiện kế hoạch công việc.

  1. Đừng nhầm lẫn biến chuyển với thành tựu

Bạn có thể tiến lên, tiến lên mà không đạt được mục tiêu. Bạn có thể rất bận rộn mà chẳng đi đến đâu hoặc ở trong vòng luẩn quẩn.

  1. Tập trung 

Tôi đã từng thử bắt đầu ngày làm việc của mình trong phòng tắm – nhưng đó không phải là một ý hay. Tắm cho ra tắm. Ăn sáng cho ra ăn sáng, đừng làm việc này lại nghĩ đến việc khác. “Dù bạn ở đâu, thì hãy để tâm hồn mình ở đó” là một tiêu đề từ tạp chí Reader Digest. Hãy để tâm đến dự án của bạn và mọi người. Điều này đặc biệt hiệu quả với trẻ em. Đừng để bị phân tâm khi nói chuyện với chúng. Một lần, Nelson Rockefeller đã tổ chức một buổi họp báo ở thị trấn của tôi, tôi đã gây chú ý với việc bước lên phía ông ấy và nói với ông ấy tên của mình. Ông đã nhắc lại tên tôi và hỏi liệu tôi có sống ở Idaho. Ông đã nhìn thẳng vào tôi, bắt tay và nói, “Tôi luôn rất vui khi đến Idaho”. Ông đã trao cho tôi món quà là sự chú ý của ông và tôi nhớ những chi tiết của lần đó cho đến tận hôm nay. Hãy trao món quà này cho người làm cùng với bạn, khách hàng và con cái của bạn. Lơ đãng là một điều nguy hiểm.

  1. Hãy học cách nói không

Điều này là cần thiết. Hãy học cách nói không với những hoạt động và với mọi người. Nếu bạn là một lãnh đạo nghiêm túc, bạn cần hỏi bản thân những câu hỏi sau: Những người xung quanh tôi là ai? Họ đang làm gì với tôi – họ cho tôi đọc gì, họ để tôi đi đâu, làm cách nào họ khiến tôi trò chuyện? Họ muốn tôi trở thành gì? Điều đó có ổn không?

Nếu điều đó không ổn thì bạn cần bắt đầu nói không với những người đang gây ảnh hưởng đến bạn. Ông Shoff đã dành cho tôi câu này, “Đừng bao giờ coi nhẹ sức mạnh của sự ảnh hưởng”. Ảnh hưởng rất mạnh và khó nhận biết. Chúng ta sẽ không để ai xô đẩy mình chệch khỏi lộ trình đã định nhưng lại có thể từ từ bị huých nhẹ khỏi lộ trình đó. Điều tiếp theo chúng ta biết là chúng ta đã lệch xa khỏi con đường và không hiểu đầu cua tai nheo thế nào. Chúng ta chỉ cảm thấy bị ai đó huých nhẹ thôi mà!

Có những lúc bạn cần tách biệt. Tách biệt bản thân ra khỏi những ảnh hưởng không tốt. Nếu chưa biết mọi chuyện sẽ đi đến đâu, bạn có thể phải làm điều này nhưng đừng thực hiện một cách nông nổi. Nếu bạn phải lịch sự, hãy nói, “Không, cảm ơn anh”. Nếu không cần giữ thái độ lịch thiệp, thì chỉ cần nói, “Không”.

Hướng đi xác định đích đến. Đừng suy nghĩ quá ngây thơ. Nếu bạn phải thay đổi đường đi thì thay đổi sớm tốt hơn là muộn.

Bạn không thể thay đổi đích đến chỉ trong một sớm một chiều, nhưng bạn có thể thay đổi hướng đi.

Đôi khi bạn có thể tạo ra một sự giao kết có giới hạn. Một số người bạn có thể ở bên cạnh trong một vài giờ, nhưng không thể là vài ngày; một số người thì bạn có thể ở bên trong vài ngày, nhưng không thể là vài năm. Hãy giới hạn sự giao kết của bạn khi cần thiết, để đảm bảo là rằng bạn tiếp tục đi đúng đường.

Và có những người bạn muốn mở rộng giao thiệp với họ. Hãy tìm những người bạn muốn thân thiết. Hãy dành thời gian với họ. Nếu họ không sẵn sàng, hãy dành thời gian cho những cuốn sách mà họ đọc, những cuốn băng họ nghe. Hãy chọn cho bản thân những tác động tốt, nó sẽ có ích cho sức khỏe, những mối quan hệ và tình trạng kinh tế của bạn.

  1. Làm ra làm; chơi ra chơi

Không trộn lẫn hai việc trên. Công việc quá quan trọng để bạn có thể vừa làm vừa chơi. Hãy tạo ra một ngày làm việc ra làm việc, ngày chơi ra chơi. Hãy cố gắng đừng vừa làm vừa chơi cùng lúc. Nếu bạn định giải quyết sớm công việc để vui chơi, thì khả năng cao là nó sẽ ảnh hưởng đến công việc bạn làm trước đó trong ngày. Đừng vui chơi ở nơi làm việc, đấy là điều rất nghiêm trọng. Tương lai của bạn phụ thuộc vào điều đó, gia đình bạn cũng phụ thuộc vào điều đó. Chơi ở nơi làm việc cho thấy trí tuệ của bạn quá thấp. Có quá nhiều nguy cơ. Hãy tránh mọi cái giá phải trả về mặt danh tiếng với việc này.

Và đừng làm việc khi đang vui chơi. Khi bạn đang ở bãi biển, đừng để đầu óc bạn nghĩ đến văn phòng. Điều này không tốt cho gia đình bạn.

Đừng vui chơi trừ khi bạn xứng đáng với điều đó. Đừng tiệc tùng nếu bạn không xứng đáng, sẽ chẳng vui mấy đâu. Một nhà tiên tri thời xưa đã nói rằng, nó sẽ khiến trong lòng chẳng thấy vui vẻ gì. Trong nhóm của tôi, chúng tôi làm việc hết mình và vui chơi hết mình, điều đó khiến chúng tôi thoải mái.

  1. Hãy phân tích bản thân

Hãy hỏi bản thân, “Khi nào mình làm việc hiệu quả nhất?” Một số người “hoạt động về đêm”, số khác thì làm việc tốt hơn vào buổi sáng. Hãy tiếp tục khi công việc tốt nhất của bạn được hoàn thành. Nó có thể thay đổi cuộc đời bạn. Tôi đã từng chạy bộ vào giữa đêm, nhưng giờ tôi thích ngắm mặt trời lên hơn.

  1. Hãy xem lại thói quen của bạn

Kinh nghiệm cho tôi thấy rằng tôi là một người chuyển phát tệ hại – công ty của tôi thường đưa cho tôi những tấm séc hoặc tài liệu để chuyển đi khi tôi đi công tác, nhưng tấm séc sẽ vẫn ở trong túi khi bộ vest được đưa đến cho người giặt là! Cuối cùng, họ cũng đã phải thốt lên – “Đừng đưa bất cứ thứ gì cần chuyển cho ông chủ tịch nữa!” Có lẽ bạn không giỏi về những con số và gặp khó khăn trong việc cân bằng cuốn sổ séc của bạn; hãy để người khác làm việc đó cho bạn. Hãy tìm ra bạn yếu ở điểm nào và tìm cách bù đắp cho điểm yếu đó. 

  1. Bạn cũng cần quan tâm đến những kỹ năng liên lạc qua điện thoại nữa

Hãy lập một kế hoạch trước khi thực hiện cuộc gọi quan trọng, đừng dựa dẫm vào trí nhớ. Nếu bạn quên những điểm quan trọng, bạn sẽ không bao quát được vấn đề. Hãy hiệu quả; đây là điểm quan trọng trong những cuộc gọi đường dài. Cũng như vậy, nếu bạn có một bản viết tay về kế hoạch, bạn có thể tham khảo nó sau nếu thấy có một số khúc mắc ngoài những gì đã được đề cập trong cuộc gọi. Điều này có thể rất quan trọng.

Nếu bạn đang làm việc ở nhà, đừng để điện thoại xen vào công việc. Hãy bật trả lời tự động. Hãy nhớ mọi lợi thế đều có nguy cơ của nó. Khi bạn dành thời gian cho gia đình, bạn nên tách thế giới sang một bên. Thậm chí những cuộc gọi quan trọng cũng có thể lùi lại vì thời gian cho gia đình là quan trọng nhất. Hãy xem xét việc đặt một đường dây điện thoại thứ hai nếu điện thoại trong nhà bạn cần dùng đến. 

  1. Xây dựng một danh sách rắc rối

Hãy lập một danh sách tất cả những thứ khiến bạn khó chịu – và sau đó xem có bao nhiêu thứ bạn có thể loại bỏ khỏi danh sách đó mà ít tốn kém nhất. Bạn sẽ bất ngờ vì cái giá để loại bỏ những rắc rối ra khỏi cuộc sống của bạn lại ít chừng nào. Hãy xem một người ghét công việc cắt cỏ, lần nào cắt cỏ cũng thở hổn hển và lầm bầm không ngớt nhưng lại không chịu chi ra chút tiền để trả cho đứa trẻ hàng xóm làm thay. Liệu điều đó có đáng để chịu một cơn đau tim không? Với tôi, dường như đứa trẻ hàng xóm cần tất cả sự khích lệ nó có thể có được trong hoạt động kinh doanh của mình.

  1. Hãy đọc những cuốn sách hay về quản lý thời gian

Hãy đọc Bliss, Mackey, Laken và những tác giả tương tự. 

  1. Trở nên cảnh giác hơn với hệ thống lỗi thời

Mọi thứ đang thay đổi quá nhanh, chắc chắn có cách mới, tốt hơn và nhanh hơn để xử lý thứ đang gây rắc rối cho bạn.

  1. Hãy học cách đặt câu hỏi trước

Đôi khi chúng ta nói một giờ đồng hồ và sau đó hỏi một câu với người chúng ta đang nói chuyện, câu hỏi đó có thể đã tiết kiệm được cho chúng ta 55 phút. Chúng ta có thể đưa ra những kết luận sai và những vấn đề không quan trọng, trong khi đặt câu hỏi hoặc một loạt các câu hỏi có thể tiết lộ vấn đề thực sự. Chẳng hạn, doanh số bán hàng của một nhân viên bán hàng đang giảm. Anh ta hay đến muộn và không nỗ lực nhiều. Thay vì nói chuyện với anh ta về vấn đề đó, thì một câu hỏi đơn giản có thể đi thẳng vào nguyên nhân của việc sụt giảm doanh số. “Làm thế nào mà một nhân viên bán hàng giỏi như cậu lại khiến cho mọi việc trở nên phức tạp như vậy, John?” Những vấn đề riêng tư có thể là những nguyên nhân sâu xa, và John có thể nói thoải mái rằng “Tôi cứ nghĩ là sẽ không có ai quan tâm”. Trong những tình huống như vậy, một câu hỏi có thể chưa đủ: hai hoặc ba câu có thể giúp bạn nắm rõ được vấn đề.

  1. Học cách “suy nghĩ trên giấy”

 Hãy lưu giữ một cuốn sổ. Bây giờ, một bức ảnh đáng giá bằng hàng ngàn câu chữ và cuộc sống của chúng ta có thể được ghi lại trong một loạt những cú nhấp chuột để lưu lại cho con cháu và những thế hệ tương lai; nhưng dữ liệu về cuộc đời bạn bằng câu chữ cũng vô cùng quý giá. Hãy giữ lại những ghi chú, những ý tưởng và những lời khuyên bạn nhặt ra từ các cuốn sách, bài giảng, thơ ca, phim ảnh. Hãy giữ những ghi chú của bạn trong một cuốn sổ riêng, chứ không phải trên những tờ giấy rời. Nếu bạn không có sổ mang theo khi bạn cần ghi lại gì đó, thì hãy ghi tạm ra giấy rồi ghi lại vào sổ sau. Riêng tôi, tôi thích có những cuốn sổ đắt tiền để cho thấy được giá trị của những gì tôi đã lưu vào đó. Nếu bạn đang ở trong một buổi họp hoặc một buổi nói chuyện và bạn là người duy nhất ghi chép, trông có vẻ kỳ quặc nhưng điều đó cho thấy bạn đang nghiêm túc học hỏi như thế nào.

Một cuốn sổ dự án là một công cụ vô giá khác. Hãy lưu những giấy tờ đang dùng của tất cả những dự án của bạn trong một bìa kẹp hồ sơ được đánh dấu bằng những nhãn màu sắc có gắn mã. Khi một dự án hoàn thành, hãy tháo dán nhãn và những trang ghi chú của dự án đó ra và dành chỗ cho dự án mới. Bạn cũng có thể lưu giấy tờ đang dùng về những địa chỉ liên lạc trong công việc của bạn và những người làm việc với bạn.

Duy trì một danh sách “Việc cần làm”. Một lịch trình hàng ngày gồm tất cả những việc bạn muốn hoàn thành trong ngày hôm đó, người bạn muốn gặp, những cuộc điện thoại cần thực hiện, phải được viết ra giấy. Bạn có thể mua những tờ giấy dành riêng cho nhật ký của bạn ở các sạp báo. Với danh sách “Việc cần làm”, một cuốn sổ dự án và sổ ghi chép, bạn có thể rảnh tay thực hiện công việc.

Đây chỉ là những mẹo nhỏ trong việc quản lý thời gian, nhưng đôi khi những mẹo nhỏ có thể tạo ra sự khác biệt lớn. 

Bình luận


Bài viết khác của tác giả

  1. VƯỢT QUA GỚI HẠN
  2. THÁI ĐỘ THỊNH VƯỢNG VÀ HẠNH PHÚC
  3. LÀM THẾ NÀO ĐỂ THIẾT LẬP MỤC TIÊU

Bài viết mới

  1. CON CHỒN CỦA HÒA THƯỢNG HƯ VÂN
  2. BỘ NHỚ QUÁ TẢI
  3. SAO MAI ĐÃ MỌC