Có 23 cách để chống lại sự trì hoãn:
1. Sử dụng quy tắc 80/20 để xác định những nhiệm vụ quan trọng.
2. Liên hệ mọi hành động đến mục tiêu S.M.A.R.T.
3. Nắm bắt ý tưởng mỗi khi chúng xuất hiện.
4. Tạo ra hệ thống 43 thư mục tại nhà bạn để xử lý công việc giấy tờ.
5. Tạo ra danh sách cho mọi dự án cần nhiều bước thực hiện.
6. Tạo ra danh sách những bước cần làm cho những công việc thực hiện hằng ngày.
7. Ghép những nhiệm vụ tương tự vào với nhau.
8. Thực hiện từng quy trình và từng dự án một.
9. Mỗi tuần hãy dành ra vài giờ làm đánh giá.
10. Hãy thực hiện đánh giá tháng để kiểm tra cặn kẽ các hoạt động của bạn.
11. Nói “không” với các hoạt động có mức độ ưu tiên thấp.
12. Theo dõi tiến độ và thành công của bạn.
13. Bắt đầu ngày mới với những công việc quan trọng nhất.
14. Chọn ưu tiên bằng phương pháp ABCDE.
15. Tạo ra một cảm giác về sự cấp thiết bằng kỹ thuật khối thời gian.
16. Chịu trách nhiệm một cách công khai đối với các mục tiêu của bạn.
17. Bắt đầu một thói quen mới từ những việc vô cùng nhỏ.
18. Tưởng thưởng bản thân khi đạt đến một cột mốc nào đó.
19. Phát triển một kỹ năng dùng cho dự án.
20. Tạo động lực phụ bằng cách nghe các chương trình truyền cảm hứng.
21. Thực hiện kỹ thuật tưởng tượng khi bạn cảm thấy chán nản.
22. Hãy kiên nhẫn với quá trình cải thiện cuộc sống của bạn.
23. Tham gia thử thách 30 ngày để thay đổi từng thói quen một.

Hôm nay chúng ta sẽ nói về cách 1: Sử dụng quy tắc 80/20 để xác định những nhiệm vụ quan trọng.

Lý do bị loại bỏ: “Giờ tôi không có thời gian”

Chúng ta thường trı̀ hoãn bởi mớ công việc đang ngập đầu ngập cổ. Theo tôi, lý do kém thuyết phục này là một triệu chứng cho thấy bạn không xác định được đâu là điều thực sự quan trọng trong công việc cũng như đời sống cá nhân của mình. Thật may là bạn có thể vượt qua được điều này bằng cách áp dụng triệt để quy tắc 80/20. Nguyên tắc này do Vilfredo Pareto xây dựng, phát biểu rằng 80% kết quả bạn nhận được đến từ 20% nỗ lực của bạn. Tức là, phần lớn kết quả của bạn đến từ một số công việc nhất định. Bạn có thể ứng dụng điều này bằng cách chỉ tập trung vào những hành động tạo ra những kết quả đáng kể và chủ động phớt lờ những công việc còn lại. Bạn có thể dùng quy tắc 80/20 để chống lại sự trì hoãn theo 5 bước sau:

Bước 1: Xác định những nhiệm vụ 80/20

Việc xác định ra những hành động có tác động lớn nhất đến công việc của bạn là điều rất quan trọng. Về cơ bản, đây chính là những lý do mà bạn được trả lương. Cách đơn giản nhất để áp dụng quy tắc 80/20 là xác định đâu là điều thực sự quan trọng và dành nhiều thời gian hơn cho những điều đó. Nói cách khác, bạn phải tìm ra những công việc tạo ra 80% kết quả và hạnh phúc của bạn. Nhưng nếu bạn không thể xác định được phần công việc thuộc 80% đó thı̀ sao? Hãy lấy giấy bút ra và viết những công việc thường ngày của bạn. Tiếp đó, khoanh tròn những công việc tạo ra những kết quả tốt nhất cho sự nghiệp của bạn. Cuối cùng, bạn hãy hỏi cấp trên của bạn (nếu có) xem đâu là việc quan trọng nhất. Bạn cũng nên áp dụng điều này vào đời sống cá nhân của mình. Hãy xác định những điều thực sự có ý nghı̃a và những việc đơn giản bởi nó là một thói quen. Dành thời gian cho gia đı̀nh, tập thể thao, làm tı̀nh nguyện và các mối quan hệ đều có thể được coi là những phần việc thuộc 80%, bởi đây là những hoạt động khiến cuộc sống bạn có thêm nhiều ý nghı̃a. Việc dành hàng giờ cho Facebook, lướt web và dán mắt vào tivi không thuộc vào những hoạt động trên bởi nó ngốn quá nhiều thời gian của bạn trong khi gần như không tạo ra được kết quả nào. Việc xác định được 80% kết quả của bạn là điều rất quan trọng. Hãy xác định đâu là những hành động thực sự tạo ra thu nhập và điều gì thực sự mang lại ý nghĩa cho cuộc sống của bạn. Thông tin này sẽ giúp bạn đưa ra được những quyết định khó khăn trong bước tiếp theo.

Bước 2: Đặt một câu hỏi đơn giản

Thời gian của bạn là hữu hạn. Vậy tại sao bạn lại tiêu tốn nó vào những việc vô bổ?

Bất cứ khi nào bạn đứng trước một dự án hoặc một công việc mới, hãy tự hỏi một câu hỏi đơn giản:

“Công việc này đang trợ giúp hay phá hủy các hoạt động 80% của tôi?”

Chúng ta thường đồng ý làm một điều gì đó vì sợ mất đi hình tượng hoặc làm ai đó phật lòng. Dù vậy, việc hiểu được điều gì quan trọng trong cuộc sống cũng không có gì là sai cả. Nếu bạn cảm thấy một điều gì đó chiếm mất thời gian của những hoạt động mang lại 80% hiệu quả của mình, hãy tránh làm nó bằng mọi giá. Hãy nhớ: Đừng bao giờ biến những ưu tiên của người khác thành của bạn.

Nhưng, không phải lúc nào cũng có thể từ chối nếu bạn có cấp trên. Một giải pháp dành cho bạn đó là hãy đến gặp họ và giải thích rằng bạn đã xác định được các hoạt động cốt lõi của mình mà giúp đem lại nhiều giá trị nhất. Hãy nói rằng thời gian của bạn sẽ hiệu quả nhất khi tập trung vào những công việc đó. Hãy giải thích rằng bạn càng dành thời gian cho những hoạt động này, thì hiệu suất trong công việc sẽ càng được nâng cao. Bạn sẽ nhận ra rằng phần lớn cấp trên đều sẽ hiểu khi bạn chỉ ra cách bạn có thể thực hiện công việc tốt hơn và giúp họ gặt hái được những kết quả cao hơn.

Bước 3: Loại bỏ hoặc ủy quyền

Nếu bạn đang gặp rắc rối với việc dành thời gian cho một dự án mới, bạn sẽ cần rà soát lại mọi thứ bạn làm thường xuyên. Rất có thể bạn đang làm một vài điều không mang lại cho bạn 80% hiệu quả. Đó là những điều cần phải được loại bỏ hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện.

Danh sách công việc của bạn không nên bị lấp đầy bởi những việc không quan trọng. Nếu một hành động không mang lại sự hài lòng hoặc một kết quả đo lường được, thì bạn cần loại bỏ nó. Hãy hoặc là chuyển giao nó cho một ai khác (ủy quyền) hoặc là loại bỏ nó hoàn toàn.

Một lần nữa, rất có thể bạn sẽ lại phải có một cuộc nói chuyện dài với sếp của mình. Hãy giải thích một cách đơn giản rằng bạn cần phải tập trung vào những hoạt động quan trọng nhất và sau đó yêu cầu chuyển những hoạt động khác cho một người nào đó.

Bước 4: Đừng nhồi thêm vào mà hãy thay thế
Khi bắt đầu một dự án mới, cương quyết không nhét thêm nó vào danh sách những việc cần làm vốn đã chất đống của bạn. Việc nhồi nhét thêm đó sẽ chỉ khiến bạn cảm thấy quá tải mà thôi, và đây chính là căn nguyên lớn gây ra sự trì hoãn. Thay vào đó, một giải pháp đơn giản hơn là thế chỗ dự án đó vào một công việc không tạo ra kết quả.

Hãy nhớ rằng thời gian là hữu hạn. Nếu bạn cảm thấy dự án mới này đủ quan trọng để bắt tay vào thực hiện, thì nó cần được thay vào chỗ của một hoạt động đạt hiệu quả thấp hơn. Đó là cách bạn có thể tập trung được vào các công việc mang lại 80% kết quả mà không bị chìm nghỉm giữa đống công việc ngốn nhiều thời gian.

Bước 5: Hãy thực hiện “sự trì hoãn sáng tạo”

Mục đích của cuốn sách này là giúp bạn chống lại sự trì hoãn, nhưng đôi khi, việc trì hoãn một công việc nào đó cũng là một chiến thuật. Khi bạn biết một dự án không mang lại cho bạn 80% hiệu quả, thì việc tạm gác lại nó đến “một ngày nào đó” cũng hoàn toàn hợp lý. Bạn sẽ chỉ làm công việc đó nếu sau này nó trở nên quan trọng hơn trong cuộc đời của bạn.

Mấu chốt của sự trì hoãn sáng tạo là tạo ra một thói quen rà soát danh sách những công việc tạm gác lại này. Theo tôi, bạn nên rà soát lại nó hàng tháng, theo dõi những mục tiêu của mình và xác định xem bạn có thời gian cho những dự án mới hay không. Bạn không nhất thiết phải hành động dựa trên những ý tưởng đó, nhưng ít nhất, thỉnh thoảng, bạn cũng nên xem xét chúng.

Áp dụng thói quen

Phải mất một khoảng thời gian việc thực hiện quy tắc 80/20 mới đi vào nề nếp. Ban đầu, sẽ khá khó khăn để buông tay với những dự án mà bạn từng nghĩ nó quan trọng. Nhưng cuối cùng, bạn cũng sẽ phát triển được một nhận thức trực giác về những gì mang lại giá trị và những gì chı̉ đang làm lãng phı́ thời gian của mı̀nh.

Để bắt đầu, tôi khuyên bạn nên làm những điều sau:

1. Hàng tháng đánh giá những hoạt động hàng ngày của bạn.
2. Xác định các hoạt động tạo ra 80% kết quả.
3. Loại bỏ hoặc ủy quyền những nhiệm vụ không nằm trong số các hoạt động 80% đó.
4. Hãy hỏi: “Công việc này phá hủy hay trợ giúp các hoạt động 80/20?” khi một dự án mới xuất hiện.
5. Nếu công việc đó đáng để theo đuổi, hãy thế nó vào chỗ một dự án khác. Đừng chèn thêm nó vào danh sách công việc.
6. Thực hiện trì hoãn sáng tạo với những công việc không quan trọng.

Bạn sẽ nhận thấy rằng thật dễ dàng để chống lại sự trì hoãn nếu tập trung vào những hoạt động mang lại cho bạn những kết quả lớn nhất tương xứng với thời gian bạn bỏ ra. Hãy áp dụng quy tắc 80/20 và bạn sẽ không phải trải qua cảm giác quá tải nữa. Bạn sẽ không bị căng thẳng vì danh sách công việc dài bất tận của mình. Thay vào đó, bạn sẽ thực hiện được những công việc quan trọng nhất với cuộc sống của mình một cách năng động.

Tags: Trí Tuệ Xã Hội