Một bài phát biểu ngắn gọn, nếu nói tốt, sẽ còn tốt gấp đôi.
– CERVANTES

Ronald Reagan có lần đã thết đãi nhóm chúng tôi một câu chuyện về bài thuyết giáo hay nhất mà ông từng được nghe. Hồi đó ông còn là một cậu bé ở Dixon, Illinois, đang ngồi trong nhà thờ vào một ngày có thể coi là ngày nóng nhất trong năm. Reagan kể rằng:

Trứng cũng có thể được rán chín trên bậc thềm của Đài tưởng niệm cuộc Nội chiến ở quảng trường thị trấn Dixon. Thời tiết oi bức tới nỗi bạn có thể dùng muôi để múc như múc súp vậy. Khi tới giờ giảng đạo, mục sư bước lên bục giảng kinh và nhìn xuống giáo đoàn. Ông chỉ tay xuống và nói: “Ở dưới đó còn nóng hơn”, rồi rời bục giảng bước xuống. Và đó là bài thuyết giảng của ông!

Đơn giản là đẹp

“Đơn giản là đẹp” được biết tới là câu châm ngôn thuộc giới thời trang và kiến trúc. Nó cũng là một kỹ thuật thuyết trình mà các Tổng thống cũng như các nhà thuyết giáo thường sử dụng làm nền tảng cho các phát biểu của mình.

Một trong những việc đầu tiên mà Ronald Reagan làm khi chuyển tới Nhà Trắng đó là đưa bức chân dung của cựu Tổng thống Calvin Coolidge ra khỏi nhà kho và đặt nó ngay ở trung tâm, phía trước của tầng một.

Ngang với việc ghét phải tiêu tiền, Tổng thống Coolidge cũng ghét việc phí phạm lời nói không kém. Reagan ngưỡng mộ người tiền nhiệm của mình bởi phong cách nói súc tích, chính phong cách này mà Tổng thống Coolidge được đặt biệt danh là “Cal im lặng”.

Phó Tổng thống Coolidge tuyên thệ nhậm chức Tổng thống sau khi Tổng thống đương nhiệm Warren Harding mất đột ngột vào năm 1923. Một Coolidge ít nói trở thành hình ảnh đối lập khá mới mẻ với một Harding cởi mở – người từng tự mô tả kiểu nói của mình là “dài dòng văn tự”.

Có một lần, sau khi Tổng thống Coolidge dự lễ ở nhà thờ, một phóng viên đã có đoạn phỏng vấn với ông như sau:

“Thưa Tổng thống, bài thuyết giảng nói về vấn đề gì vậy?”

“Tội lỗi”, Coolidge trả lời.

“Ông ấy nói gì về điều đó?”

“Ông ấy chống lại nó.”

Lại có một giai thoại khác nói về sức mạnh trong sự khúc chiết của Coolidge:

Một phụ nữ đang đứng xếp hàng tại Nhà Trắng bỗng lao tới gần ông: “Thưa Tổng thống, tôi đã cược với chồng là mình có thể khiến ông nói nhiều hơn hai từ.”

Coolidge đáp: “Bà thua.”

Dĩ nhiên là rất hiếm để có thể sắp xếp thông điệp chỉ trong hai từ, nhưng hãy nhớ rằng đơn giản nói chung tốt hơn phức tạp.

Truman nói rằng vị Tổng thống ông ngưỡng mộ là James Polk. Khi được hỏi lý do, Truman đã trích dẫn bài diễn văn nhậm chức của Polk làm ví dụ.

Trước thềm điện Capitol vào tháng 3 năm 1845, một nghìn người chờ đợi bài diễn văn quan trọng của tân Tổng thống Polk. Nhiệm kỳ cách đó bốn năm, Tổng thống William Henry Harrison đã có bài diễn văn nhậm chức dài ba tiếng đồng hồ. Rồi ông bị ốm và mất ngay sau đó ít ngày.

Vài người nghĩ (chỉ có một phần là chế nhạo) rằng đó là lý do vì sao bài phát biểu của Polk lại ngắn đến vậy. Ông nói chỉ trong ba phút. Trong bài hùng biện ngắn gọn đó, ông điểm ra chính xác những gì ông sẽ làm với cương vị Tổng thống: sáp nhập Texas, giảm thuế, cho ngừng hoạt động của Ngân hàng Quốc gia, và hòa giải tranh chấp giữa tiểu bang Oregon với Vương quốc Anh. Ông làm những việc đó trong đúng bốn năm và nằm ở vị trí dẫn đầu trong danh sách của Harry Truman.

Súc tích tốt hơn dài dòng

Đôi khi thuật lãnh đạo nghĩa là khiến khán giả ngạc nhiên. Nếu họ ngồi vào ghế rồi nghĩ rằng bạn sẽ nói trong 20 hay 30 phút thì hãy khiến họ ngạc nhiên bằng cách chỉ nói trong năm phút. Đó chính là nghệ thuật nói ngắn gọn. Rõ ràng là súc tích thì tốt hơn dài dòng! Một bài phát biểu khúc chiết sẽ tốt hơn một bài dài lê thê.

Bài diễn văn hay nhất trong lịch sử là bài nào? Nhiều người nói đó là Diễn văn Gettysburg của Lincoln. Nó kéo dài bao lâu? Hai phút. Lúc đầu, bài diễn văn chính được dành cho Edward Everett, người được xem là nhà hùng biện tài danh nhất lúc bấy giờ. Là một diễn giả xuất sắc, thù lao mà Everett được hưởng lúc đó ngang với 100.000 đôla thời nay. Ấy vậy mà người ta vẫn lãng quên bài phát biểu dài hai tiếng đồng hồ của Everett, trong khi phần lớn vẫn có thể thuộc lòng được ít nhất một phần trong bài phát biểu của Lincoln.

Ngắn gọn cũng dễ nhớ. Bài phát biểu nào của Churchill thường được trích dẫn nguyên vẹn nhất? Đó là bài phát biểu chưa tới một phút nhân dịp ông về thăm trường Harrow năm 1941, ngôi trường cấp hai mà ông dự học với một thành công “không mấy ấn tượng”. Và đây là câu chuyện: Vị hiệu trưởng vừa khiến khán giả mệt nhoài khi cố gắng giới thiệu toàn bộ những thành tựu Churchill đạt được trong suốt thời gian 40 năm ở Hạ viện. Khi tới lượt mình phát biểu, Churchill chỉ ngón tay vào đám học trò, bước xuống bục phát biểu và bắt đầu bài diễn văn dài một câu của mình. Mở đầu bằng một lời thì thầm, tiếng nói của ông mạnh dần lên: “Không bao giờ, không bao giờ, không bao giờ, không bao giờ, không bao giờ được từ bỏ – trừ khi là theo tiếng gọi của danh dự và lương tri.”

Có thể Churchill nhớ đến trường hợp của Lord Balfour, tác giả của Tuyên bố Balfour về Israel năm 1917. Tại Houston, Balfour, khi đó là Bộ trưởng Ngoại giao Anh, cũng phải chịu đựng một bài giới thiệu dài dòng với lời kết: “Giờ sẽ là diễn văn của ngài Lord Balfour”. Balfour đã mở đầu như sau: Thưa quý ông quý bà, địa chỉ của tôi là 15 phố Carlton Gardens, Luân Đôn. Sau đó ông ngồi xuống.

Ở nhiều thời điểm khác nhau, lời nói ngắn gọn vẫn biểu đạt được hết ý. Ví dụ như:

Tại câu lạc bộ Other ở Luân Đôn, các thành viên mới được kết nạp bằng cách phải thuyết trình ngay lập tức về chủ đề mà mình bốc ngẫu nhiên trong một chiếc mũ.

Khi đến phiên Churchill được kết nạp, vị chủ tịch câu lạc bộ bước tới chiếc mũ và lấy ra một chiếc thẻ có ghi vẻn vẹn một từ: “TÌNH DỤC”.

Churchill nhìn vào chiếc thẻ và giọng nói ngân nga, nhịp nhàng: “Tình dục… [tạm ngừng] cho tôi cảm giác vô cùng dễ chịu.” Rồi ông ngồi xuống.

Phải nghe một bài thuyết trình dài chẳng khác gì đọc một cuốn sách mà không có dấu câu. Tướng Eisenhower, vào thời điểm còn là hiệu trưởng của Đại học Columbia năm 1949, là người tiếp theo sau ba diễn giả trước đó tại một bữa tiệc tối. Cả ba người kia đều có bài thuyết trình khá dài, và buổi tối hôm đó có nguy cơ chuyển sang buổi sáng. Khi tới lượt Eisenhower, ông nói rằng: Mọi bài phát biểu đều được soạn thảo, nếu không đều phải có dấu câu. Tối nay tôi sẽ là dấu… [tạm ngừng] chấm hết.

Sắc bén nghĩa là kiên quyết

Có rất nhiều người nghĩ rằng, nếu họ được giao cho 20 phút thì họ buộc phải tận dụng từng giây từng phút – thậm chí là dùng thêm. Nếu họ nghĩ sẽ mất 15 phút mà bạn chỉ cho họ năm phút thì bạn đang thể hiện tài năng lãnh đạo xuất chúng của mình. Bạn nổi bật nhờ phong thái đĩnh đạc tự tin, thể hiện sự sắc bén cũng như kiên quyết.

Franklin Roosevelt hiểu rõ sức mạnh của việc nói ngắn gọn. Bài diễn văn nhậm chức lần thứ tư của ông diễn ra vào tháng 1 năm 1945 trong thời gian chiến tranh. Bài phát biểu dài ba phút và thông điệp mang ý nghĩa rằng: Chiến tranh không có thời gian cho những bài phát biểu dài dòng; tốt nhất là tất cả chúng ta quay trở lại làm việc và kết thúc chiến tranh.

Franklin Roosevelt là người hùng trong mắt Hubert Humphrey. Humphrey học tập các nguyên tắc của Roosevelt nhưng không may là không học nổi những thói quen phát biểu của ông. (Lối nói dài dòng của Humphrey khiến ông có biệt danh là Hubert Horatio Hornblower trong một số nhóm hội).

Một khi đã đứng lên phát biểu thì Humphrey có vẻ như không muốn ngồi xuống. Khi khán giả phải nghe quá lâu, sự lỗi lạc của ông sẽ trở nên nhàm chán. Muriel, vợ ông, đã từng nói với ông rằng: Hubert, để trở nên bất tử, anh không cần phải là vĩnh cửu.

Đôi khi chỉ cần một câu duy nhất cũng có thể truyền tải nghệ thuật thể hiện thông điệp cho bạn. Khi tướng George Washington được lựa chọn lãnh đạo Hội nghị Hiến pháp, ông chỉ nói duy nhất một câu: Chúng ta hãy đưa ra một tiêu chuẩn, trong đó sự thông thái và tính trung thực có thể hồi phục.

Sức mạnh trong một câu nói duy nhất của Washington đã tác động mạnh mẽ tới James Madison, trong khi đó những bài phát biểu dài hơn của những người khác lại mờ nhạt dần trong tâm trí của ông. Chỉ một câu nói đó đã đem lại tinh thần cho các buổi tranh luận tiếp theo của các đại biểu. Nếu tất cả khán giả đều trông đợi một bài phát biểu điển hình dài 20 phút, bạn hãy khiến họ kinh ngạc bằng một câu chuyện dài một phút mà vẫn tóm lược được thông điệp của bạn.

Kể chuyện chứ không phải đọc diễn văn

Mọi người không chỉ thích thú khi nghe các câu chuyện mà họ còn có thể mường tượng và ghi nhớ chúng. Vị lãnh đạo của một công ty, đồng thời là chủ tịch của Quỹ Liên hiệp tại địa phương hiểu rõ điều này. Ông được giới thiệu bằng rất nhiều lời hoa mỹ tại các bữa tiệc trưa diễn ra hàng tuần tại Câu lạc bộ Rotary. Vài năm trước, vị chủ tịch cũ của Quỹ thường phát biểu trong khoảng hai mươi phút để giải thích về các khoản chi tiêu trong ngân sách và kết thúc bằng lời khuyến khích gây quỹ từ thiện.

Nhưng vị chủ tịch mới này lại bắt đầu bài phát biểu bằng câu chuyện dưới đây:

Thưa quý vị: Quý vị đều thấy hai biểu đồ trước mặt. Chúng thể hiện tốt hơn những gì tôi nói ra về việc chúng ta cần gây quỹ bao nhiêu và vì sao chúng ta lại phải làm vậy. Nhưng tôi muốn kể về câu chuyện của một người thợ may sống ở vùng nông thôn nơi tôi sinh ra. Ông sống tha hương, rồi cùng vợ nuôi dạy ba đứa con và cho chúng học đại học.

Một ngày, ông gọi ba người con lại và nói: “Các con, mẹ các con và ta đã 40 năm nay chưa hề bước chân ra khỏi thành phố này. Chúng ta muốn quay lại nơi quê cha đất tổ, và ta muốn các con chi trả cho chúng ta.”

Con trai cả, một kế toán, trả lời: “Cha à, con cũng muốn lắm nhưng con đang kẹt tiền quá. Tại chúng con vừa mới lắp toàn bộ nội thất cho gian bếp mới.”

Cậu con trai kế, một luật sư, trả lời: “Cha ơi, con không thể rồi. Chúng con vừa mua xong con tàu tuần dương Chris Craft… ôi, không được đâu…”

Còn cậu con trai út, một bác sĩ thì nói rằng: “Cha, lúc nào cũng được nhưng không phải lúc này. Con đã nói với cha mẹ là chúng con vừa mới mua căn chung cư ở Florida chưa nhỉ? Lúc này thì chúng con chưa chi trả được.”

Người cha buồn rầu nói: “Các con, các con biết cha chưa bao giờ mua được một chiếc nhẫn cho mẹ các con. Và chúng ta cũng chưa bao giờ có đủ 15 đô la để lấy được tấm giấy đăng ký kết hôn.”

Cả ba cậu con trai đồng thanh: “Cha, cha biết chúng con cũng thế mà.”

Ông trả lời: “Và cả những kẻ rẻ tiền nữa!”

Tôi thì biết hôm nay, tại Rotary, không có ai là “rẻ tiền” cả!

Thứ khác thường lại là thứ bất ngờ

Làm điều khác thường đa phần là làm những điều bất ngờ. Các nhà quản lý cao cấp trong lĩnh vực quảng cáo nói với tôi rằng, một bản tin quảng cáo trên báo ấn tượng nhất chính là nguyên một trang báo nhưng chỉ có một dòng chữ in nhỏ ở giữa trang. Cả một trang được mua nhưng lại không bị lấp đầy chữ; chỉ một phần nhỏ là được sử dụng. Nhưng ấn tượng nó đem lại thật rõ ràng!

Không cần phải ăn hết!

Vợ tôi, Dianne, có mười quy tắc giữ vệ sinh trong nhà mà cô ấy đóng khung rồi treo trong buồng tắm.
Tôi gọi chúng là “Những điều răn của học thuyết Dianne”. Trong đó có một quy tắc là: Bạn không cần phải ăn hết sạch!

Nói cách khác, nếu có để lại một nửa lát thịt bò quay và một thìa khoai tây nghiền ở cuối bữa thì bạn cũng đừng cảm thấy rằng mình có trách nhiệm phải ăn gọn. Cô ấy thường nói rằng: “Nếu chỉ vì món tráng miệng thường đến ngay sau bữa tối thì anh cũng không nhất thiết phải gọi nó.”

Vậy nên, cho dù bạn đang chăm sóc cho vòng eo của mình hay đang chuẩn bị thông điệp truyền tải thì bạn cũng không cần phải “ăn hết những thứ được phục vụ”.

Chủ tịch của một công ty chuyên cung cấp phụ tùng đã làm theo lời khuyên này khi phát biểu tại một cuộc họp các cổ đông. Một số chi nhánh mới được mở, doanh số bán hàng mở rộng, cổ tức tăng cao. Mỗi thành viên tham gia được phát một bản báo cáo dài hai trang nói về tình hình tài chính của công ty.

Các cổ đông ngồi vào chỗ và chờ đợi vị chủ tịch đọc bản báo cáo đó trong vòng 30 phút, bao gồm cả phần chào hỏi, những câu vô vị thường thấy về chất lượng sản phẩm hay sự xuất sắc của công ty, và sau đó là phần đánh giá và dự đoán nền kinh tế. Nhưng thay vào đó, ông lại mở đầu là: “Thưa quý vị, các nhà phân tích kinh tế của chúng ta hôm nay sẽ hỗ trợ cho bài phát biểu của tôi, như quý vị có thể thấy qua các con số và bảng biểu được thể hiện trong báo cáo trên tay quý vị.”

Sau một lúc tạm dừng, ông tuyên bố bằng âm lượng lớn hơn: “TĂNG TRƯỞNG LÀ RẤT TỐT!”

Sau đó, ông làm dấu giơ ngón tay trỏ lên và ngồi xuống trong tiếng vỗ tay vang dội. Chỉ những người không tự tin mới cảm thấy phải tận dụng mọi khoảnh khắc được giao để tô điểm cho thông tin của mình; những người tự tin không làm như vậy.

Những nhà lãnh đạo thực thụ không cần phải nói dài. Tướng Eisenhower là một ví dụ. Ông không phí phạm thời gian để nói bất kỳ câu từ thừa thãi nào vào đêm trước ngày đổ bộ của quân Đồng minh vào Normandy.

Mưa bão đập xối xả vào cửa sổ căn nhà nơi các tướng lĩnh cấp cao của quân Đồng minh Anh – Mỹ đang nhóm họp. Thời tiết đang đe dọa khả năng thành công của cuộc đổ bộ vào đất liền vào sáng hôm sau trên các bãi biển vùng Normandy.

Từng thành viên chủ chốt của quân Đồng minh dưới sự chỉ huy của Tổng tư lệnh Eisenhower tóm tắt tình hình cho ông. Một người nói về khả năng phải dừng lại do mưa. Người khác báo cáo nguy cơ phải hoãn lại. Người thứ ba thì nói về tác động của thời tiết lên các tàu đổ bộ.

Eisenhower chăm chú lắng nghe. Khi các chuyên gia kết thúc bài phát biểu của mình, Eisenhower dừng lại và chỉ nói hai từ: “Đi thôi!” Một lần nữa, sự ngắn gọn chính là sức mạnh, và cũng rất dễ nhớ. 

Ngắn gọn là sắc bén; khúc chiết là hiệu quả

Nghệ thuật nói ngắn gọn là gì? Nó là một câu nói ngắn được sử dụng để thay thế cho cả một bài diễn văn. Thông điệp được nói vắn tắt đó dễ ghi nhớ. Trên thực tế, sự ngắn gọn mới là lỗi lạc! Và nó cũng hiệu quả cho dù bạn đang đứng trên bục phát biểu hay đang ngồi quanh chiếc bàn họp.

Tôi được nghe câu chuyện về một quản lý trẻ tuổi đã vượt qua những người khác, bước lên vị trí dẫn đầu tại các phiên họp giao ban nhờ nghệ thuật nói ngắn gọn.

Tại phiên họp hàng tháng do CEO chủ trì, các lãnh đạo của công ty sẽ thảo luận và tranh luận về các giải pháp cho các vấn đề khác nhau. Nhà quản lý trẻ đó thường để người khác, những người đang hào hứng thể hiện quan điểm, phát biểu dông dài các ý kiến khác nhau. Anh thường chăm chú lắng nghe các quan điểm của họ và ghi chép vắn tắt. Sau khoảng hai phần ba thời gian phiên họp, anh sẽ nói câu gì đó đại loại như: Tôi nghĩ phần phân tích của Bob về chi phí rất tốt, còn Dick đưa ra những luận điểm rất hợp lý về việc các đối thủ của chúng ta đang làm gì. Nhưng như thế không phải tất cả đều hướng tới việc định vị thị trường sao?

Cho tới lúc đó thì số từ anh ấy nói ra là ít nhất. Nhưng anh thường tóm tắt khá hiệu quả phần thảo luận trước đó và kết thúc bằng câu hỏi chốt của mình. Vị CEO thường yêu cầu anh trả lời cho chính câu hỏi của mình. Và anh ấy sẽ đề cập đến các khuyến nghị một cách súc tích, nói những điều mà anh đã sắp xếp cụ thể trong đầu trong suốt cuộc họp.

Bạn cũng có thể nói ngắn gọn, bằng cách suy ngẫm và tư duy về những điều người khác nói, tìm kiếm sự đồng thuận hoặc một chủ đề gần như gói gọn được những điều họ vừa nói, sau đó định hình ý chính của buổi thảo luận bằng một câu hỏi. Ngắn gọn là sắc bén. Khúc chiết là hiệu quả.

Hãy thực hành nghệ thuật nói ngắn gọn và mang phong cách như một lãnh đạo.