KHOẢNG PHỤC HỒI VÀO NGÀY LÀM VIỆC

Zeke là giám đốc sáng tạo của một hãng lớn. Một ngày làm việc mà ông mô tả trong lần đầu tiên gặp nhau là kiểu điển hình của các nhà quản lý và lãnh đạo mà tôi từng gặp trong các chuyến công tác của mình. Sau giấc ngủ kéo dài 6 hay 6 tiếng rưỡi, đồng hồ báo thức của Zeke reo vào lúc 5 giờ 30 sáng. Động tác đầu tiên của ông

là cầm lấy chiếc iPhone trên chiếc bàn đầu giường và kiểm tra e-mail. Ông tự nhủ mình làm thế phòng trường hợp có chuyện khẩn cấp trong đêm nhưng sự thật là vì ông không thể cưỡng lại được.

Zeke cố gắng đến phòng tập thể dục ít nhất hai lần một tuần nhưng ông thường xuyên phải đi công tác và khi về nhà ông hầu như quá mệt mỏi không thể làm gì khác. Khi bắt đầu làm việc – tầm khoảng 7 giờ 30 vào hầu hết các ngày – Zeke uống vội một tách cà phê, ngồi vào bàn và kiểm tra e-mail một lần nữa. Lúc đó, có độ ít nhất 25 tin nhắn mới đang chờ được đọc như thường lệ. Nếu không có cuộc họp sớm, ông có thể lướt qua các trang web một tiếng hoặc hơn mà không một lần rời mắt khỏi màn hình.

Ngày làm việc của Zeke chủ yếu là hội họp. Các buổi họp được lên lịch sít sao và không hề có thời gian giải lao ở giữa. Kết quả là ông sẽ lao vào cuộc họp kế tiếp mà chưa kịp tiêu hóa những gì vừa nghe ở buổi họp trước.

Bữa trưa của Zeke chỉ là thứ gì đó qua loa. Ông thường trở lại bàn làm việc với thức ăn từ căn-tin và tiếp tục giải quyết tiếp công việc trong khi ăn. Vào khoảng hai hoặc ba giờ chiều, tùy thuộc vào độ dài giấc ngủ đêm hôm trước, Zeke bắt đầu cảm thấy sa sút. Theo quy định của công ty, một giấc nghỉ trưa ngắn ngủi không phải là giải pháp. Thay vào đó, để nạp năng lượng nhanh chóng, ông lấy một miếng bánh sinh nhật còn sót lại của ai đó hoặc đến máy bán hàng tự động mua một thanh Snickers.

Với vô số các yêu cầu cấp bách, Zeke có xu hướng chừa lại bất cứ vấn đề gay go hay cần suy nghĩ thấu đáo. Tuy nhiên, đến cuối ngày, ông hiếm khi còn đủ sức để giải quyết những việc này. Mặc dù vậy, ông thấy

khó lòng ra về khi còn quá nhiều việc chưa hoàn thành. Và cuối cùng tới khi có thể về, thường là 7 giờ 30 hoặc 8 giờ tối, ông hầu như bị vắt kiệt sức.

Sau bữa tối, Zeke cố gắng xem xét lại những việc ông đã gạt ra trước đó. Phần lớn những nỗ lực này kết thúc ở việc Zeke trở lại kiểm tra email hoặc chơi game trên mạng. Dù có chuyện gì hay không, Zeke cũng kết thúc một ngày của mình bằng việc đi ngủ vào giờ mà ông biết là không nên.

Miêu tả này khớp với kinh nghiệm của bạn đến đâu? Ở một mức độ nào đó, nó gợi nhắc đến ngày làm việc của bạn? Quan trọng hơn, bạn có thể hình dung được cách làm việc này sẽ kéo dài trong suốt 10 hay 20 năm tới không?

Khả năng của bạn là có giới hạn

Một thách thức là yêu cầu của cuộc sống ngày càng vượt quá khả năng của chúng ta. Hãy xem khả năng như một chất xúc tác giúp tận dụng kỹ năng và tài năng của bạn một cách trọn vẹn. Hầu hết chúng ta có quan niệm không đúng về khả năng của mình bởi trong gần suốt cuộc đời mình chúng ta đã bằng lòng với mọi thứ.

Nếu có gì thay đổi thì đó là công nghệ kỹ thuật số và độ phức tạp gia tăng, có nhiều thông tin và yêu cầu đến với chúng ta hơn, nhanh hơn và thường xuyên hơn bao giờ hết.

Tuy nhiên không giống máy tính, con người không vận hành liên tục với tốc độ cao trong thời gian dài. Thay vào đó, chúng ta được cấu tạo để chuyển tiếp nhịp nhàng giữa những khoảng tiêu hao và tái tạo năng lượng. Não phát ra các sóng điện với tần số cao và thấp. Tim co thắt theo những pha khác nhau. Phổi phồng lên xẹp xuống tùy thuộc nhu cầu. Cố gắng hít vào thôi vẫn là chưa đủ. Trên thực tế, bạn càng hít thở sâu, bạn càng điềm tĩnh và có năng lực hơn.

Nhưng thực tế, cuộc sống của chúng ta thường có dạng của một đồ thị suy giảm thẳng tắp của nguồn năng lượng dần bị đốt cháy suốt cả ngày. Nó tương tự như việc rút tiền từ một tài khoản ngân hàng mà không bao giờ gửi tiền vào. Tới một điểm nào đó, bạn sẽ phá sản.

Tuy nhiên, chúng ta có thể tác động vào cách sử dụng nguồn năng lượng của mình. Bằng cách làm việc có phương pháp, bạn có thể hoàn thành được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, chất lượng cao hơn, một cách chắc chắn hơn.

Một vài phát hiện khoa học quan trọng chỉ rõ lộ trình cần thực hiện. Đầu tiên là ngủ quan trọng hơn ăn. Bạn có thể không cần ăn trong một tuần và thứ duy nhất bạn mất đi đó là trọng lượng. Còn từ bỏ giấc ngủ trong vài ngày, cơ thể bạn sẽ hoàn toàn bị rối loạn chức năng. Mặc dù vậy, tất cả chúng ta đều sẵn lòng đánh đổi một giờ ngủ vì quan niệm sai lầm rằng nó sẽ bù đắp cho một giờ tạo ra sản phẩm. Thực tế là việc thiếu ngủ dù chỉ chút ít có thể lấy đi đáng kể khả năng nhận thức của ta. Quan niệm rằng một số người có thể sinh hoạt bình thường với thời gian ngủ rất ít là một chuyện hoang đường. Chưa đầy 2,5% dân số – tức cứ 40 người mới có 1 người cảm thấy được nghỉ ngơi đầy đủ với giấc ngủ kéo dài chưa đến 7-8 tiếng đồng hồ.

Phát hiện quan trọng thứ hai là cơ thể chúng ta hoạt động theo nhịp sinh học ultradian kéo dài 90 phút; vào cuối nhịp này cơ thể chúng ta đạt tới điểm giới hạn của khả năng làm việc với cường độ cao nhất. Ta có thể kéo dài thời gian làm việc qua khỏi 90 phút đó bằng cà phê, chất đường, hoặc bằng cách tạo ra các hoocmon căng thẳng nhưng khi đó, chúng ta đang tước đi nhu cầu sinh lý của cơ thể – nghỉ ngơi và tái tạo. Cuối cùng, việc gì cũng có cái giá của nó.

Thói quen bao gồm cả khoảng phục hồi

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn gắn kết thói quen làm việc hàng ngày của mình chặt chẽ hơn với nhịp hoạt động tự nhiên của cơ thể – tức là, nhận ra quá trình phục hồi là một khía cạnh rất quan trọng góp phần củng cố tính hiệu quả và bền vững trong một thế giới của những nhu cầu không ngừng tăng lên?

Trong trường hợp của Zeke, điều đầu tiên ông thay đổi là thói quen ngủ. Trong nhiều năm, ông hầu như luôn đi ngủ sau nửa đêm. Ngẫm nghĩ lại, ông nhận ra rằng không có lý do chính đáng nào để thức muộn như thế. Điều này cũng đúng trong việc thức dậy vào lúc 5 giờ 30 sáng. Ông không cần phải bắt đầu một ngày của mình sớm đến vậy. Tất cả chỉ là những việc ông đã quen làm.

Thay vì vậy, Zeke bắt đầu ngả lưng thư giãn vào khoảng 11 giờ đêm và tắt đèn đi ngủ trước 11 giờ 30. Ông cũng bắt đầu thức dậy muộn hơn một giờ vào lúc 6 giờ 30 sáng, đảm bảo rằng ông đã ngủ ít nhất là bảy tiếng đồng hồ. Thay vì vội vã đi làm như trước kia, Zeke ngồi lại dùng điểm tâm với vợ và hai con gái. Vì vậy, ông rời khỏi nhà với tâm trạng tốt hơn.

Zeke cũng bắt đầu giải lao năm, mười phút giữa buổi sáng, ông thường nói chuyện với đồng nghiệp về một chủ đề khác ngoài công việc. Trong vòng một tuần, ông thấy năng lượng làm việc của mình ổn định hơn và khả năng tập trung vào các buổi sáng cũng tăng đáng kể. Ông còn nhận thấy mình không dễ bị tác động nhiều như trước. Trước kia, sau bất kỳ cuộc họp gay go nào, ông thường cấp tốc gửi e-mail cho bộ phận hay đội nhóm khiến ông phật ý. Việc này hầu như luôn ảnh hưởng tiêu cực và hoàn toàn phản tác dụng. Với những lợi ích từ việc nghỉ ngơi nhiều hơn, ông nhận ra ông có thể kiềm chế cơn nóng giận của mình.

Ngoài ra, Zeke bắt đầu sắp lịch cho 30 phút đi bộ ra ngoài ăn trưa trên thời gian biểu. Ông để lại điện thoại tại bàn làm việc để tránh những cám dỗ. Những cuộc đi bộ không những cho ông cơ hội để phục hồi năng lượng, mà còn đem lại thời gian quý giá để suy ngẫm về những cuộc họp buổi sáng, cũng như mọi điều khác trong đầu ông.

Lúc đầu, Zeke lo rằng việc bắt đầu làm việc muộn hơn và bỏ thời gian đi bộ ăn trưa sẽ làm năng suất của ông giảm. Nhưng ngược lại, ông nhận thấy mình làm việc hiệu quả hơn mỗi khi trở lại và hoàn thành được nhiều việc hơn sau một ngày.

Theo thời gian, Zeke cũng bắt đầu đưa ra chọn lựa tốt hơn về những việc ông sẽ giải quyết. Do từng bắt đầu công việc với cảm giác mệt mỏi sẵn có, ông dành năng lượng của mình vào những nhiệm vụ đơn giản. Điều này cho phép ông cảm thấy có kết quả mà không cần mất quá nhiều năng lượng. Ông dần nhận ra đó là vì sự cân bằng lượng đường trong cơ thể. Bạn sẽ cảm thấy hài lòng khi hoàn thành một loạt những nhiệm vụ khá đơn giản nhưng niềm vui không kéo dài được lâu.

Bây giờ, Zeke bắt đầu ngày của mình bằng cách giải quyết những việc quan trọng nhất trước tiên. Ông tập trung từ 60 đến 90 phút cho thách thức mà ông tin rằng có nhiều khả năng sẽ góp phần vào giá trị lâu dài. “Là một nhà lãnh đạo, đây là nhiệm vụ tôi phải thực hiện,” ông nói. “Chỉ là trước đây tôi đã không nhận ra điều này.”

Không hẳn Zeke đã thấy được mọi vấn đề. Ví dụ như những lúc đi công tác, đôi khi ông không tuân theo những thói quen đã lập ra lúc ở nhà. Sau đó, ông phải đấu tranh với chính mình để trở lại nề nếp làm việc cũ. Hiện tại ông hiểu ra rằng, mọi thứ trong cuộc sống sẽ vận hành tốt hơn khi ta cho mình thời gian để phục hồi – khi ta thiết lập một nhịp sống hài hòa.

“Cách bạn xử lý công việc là thứ đánh gục bạn chứ không phải khối lượng công việc.”

— LENA HORNE