Câu chuyện của Ebenezer Scrooge cho chúng ta thấy một điều – ông ta đã hành động. Đam mê mục đích mới mẻ và được khuyến khích bởi ưu tiên hoàn thành nó đã giúp, ông ta đã đứng dậy và hành động.

Hành động hiệu quả làm thay đổi cuộc sống.

“Hãy luôn hành động thật hiệu quả!” không phải là lựa chọn đầu tiên mà một huấn luyện viên hoặc quản lý nói chung dùng như một lời kêu gọi phổ biến để khơi gợi cảm xúc và truyền cảm hứng cho các học viên. Nó cũng không phải là những gì bạn tự nhủ khi đối mặt với thách thức hay cạnh tranh. Và Dickens đã không bao giờ để Scrooge thốt ra những lời này khi ông làm chủ cuộc sống sau khi đã thay đổi. Tuy nhiên, hiệu quả chính xác những gì Scrooge đã làm được, và không có từ nào chuẩn xác hơn từ hiệu quả khi mô tả thành quả bạn muốn đạt được, khi kết quả là yếu tố quan trọng nhất.

Khi việc chúng ta làm giữ vai trò quan trọng, chúng định hình cuộc sống của chúng ta hơn bất kỳ điều gì khác. Cuối cùng, để có một cuộc sống được gây dựng nên từ các kết quả đáng kinh ngạc thường đơn giản chỉ là nỗ lực đạt được thành quả tối đa từ những gì bạn làm, khi những điều đó giữ vai trò quan trọng.

Sống vì hiệu quả tạo ra những kết quả đáng kinh ngạc.

Bất cứ khi nào dạy về hiệu quả, tôi luôn bắt đầu bằng câu hỏi, “bạn sử dụng loại hệ thống quản lý thời gian nào?” Các câu trả lời rất đa dạng: lịch giấy, lịch điện tử, lịch theo ngày, lập kế hoạch hàng tuần… Sau đó tôi hỏi, “Vậy, các anh/chị chọn nó bằng cách nào?”. Lý do đưa ra cũng vô cùng phong phú. Nhưng họ luôn mô tả những định dạng thay vì chức năng – những gì họ đang có chứ không phải cách họ làm. Vì vậy, khi tôi nói, “Thật tuyệt vời, nhưng các anh chị sử dụng loại hệ thống nào?”, câu trả lời tôi nhận được luôn là: “Ý anh là gì?”.

“Thật vậy, ai cũng có một lượng thời gian như nhau nhưng một số người lại kiếm được nhiều tiền hơn người khác”, tôi hỏi, “vậy có thể nói rằng cách chúng ta sử dụng thời gian quyết định số tiền chúng ta kiếm được không?”. Mọi người đều đồng ý, vì vậy tôi tiếp tục: “Nếu điều này đúng, thời gian là tiền bạc, thì cách tốt nhất để mô tả một hệ thống quản lý thời gian là nhờ vào số tiền mà nó tạo ra. Vậy, bạn có nghĩ rằng mình đang sử dụng hệ thống 10.000 đô-la một năm? 20.000 đô-la một năm? 50.000 đô-la một năm? 100.000 đô-la một năm hay 500.000 đô-la một năm? Bạn có đang sử dụng hệ thống hơn 1 triệu đô-la một năm?”.

Một người lên tiếng, “Chúng tôi biết điều đó bằng cách nào?”.

Tôi trả lời, “Các anh/chị kiếm được bao nhiêu?”. Nếu tiền là một phép ẩn dụ cho việc tạo ra các kết quả, thì rõ ràng thành công của một hệ thống quản lý thời gian có thể được đánh giá bằng hiệu quả mà nó tạo ra.

Điều kỳ lạ là tôi chưa từng làm việc cho ai không phải là một triệu phú hoặc không trở thành một triệu phú. Và điều quan trọng nhất mà tôi học được từ những trải nghiệm này là những người thành công nhất là những người làm việc hiệu quả nhất.

Những người này quả làm được nhiều việc hơn, đạt được kết quả tốt hơn, và kiếm được nhiều hơn trong cùng khoảng thời gian so với những người khác. Họ làm vậy bởi họ tận dụng tối đa thời gian để thực hiện các ưu tiên hàng đầu của họ – điều quan trọng nhất. Họ dành một lượng thời gian cho điều quan trọng nhất và sau đó bảo vệ khối thời gian đó đến cùng. Họ đã kết nối các điểm giữa việc tận dụng những khối thời gian của mình một cách nhất quán và các kết quả đáng kinh ngạc mà họ tìm kiếm.

Đôi lúc, tôi thấy mình giống một con rùa hơn con thỏ. Mặt khác, một số người làm việc với tôi thật may mắn với năng lượng mà họ có. Thật ngạc nhiên, họ có thể làm việc trong nhiều giờ kéo dài và không bao giờ mệt mỏi. Khi tôi cố gắng bắt chước họ, trong vòng chưa đầy một tuần, cơ thể tôi đã rã rời. Tôi phát hiện ra, dù cố gắng đến đâu, tôi cũng không thể sử dụng nhiều thời gian như một phương tiện chính để làm được nhiều việc hơn. Vì vậy, tôi đã phải tìm cách khác để đạt được hiệu quả lớn nhất với lượng thời gian tôi bỏ ra.

Hầu hết mọi người đều nghĩ rằng họ không bao giờ có đủ thời gian để thành công, nhưng điều đó hoàn toàn khả thi khi bạn ngăn ô thời gian. Chia thời gian là một cách thức định hướng kết quả để quan sát và sử dụng thời gian. Đó là một cách để đảm bảo một người đã hoàn thành những gì cần thực hiện. Alexander Graham Bell từng nói: “Tập trung mọi suy nghĩ của bạn vào việc đang làm”. Ngăn ô thời gian khai thác triệt để năng lượng của bạn và tập trung nó vào công việc quan trọng nhất của bạn. Đó là công cụ quyền lực lớn nhất của sự hiệu quả.

Vì vậy, hãy cầm lịch của bạn lên và ngăn ô lượng thời gian cần thiết để thực hiện điều quan trọng nhất. Nếu đó là điều quan trọng nhất một lần, hãy ngăn ô thời giờ phù hợp. Nếu đó là một việc thường xuyên, hãy ngăn ô thời gian hàng ngày để biến nó trở thành một thói quen. Những việc khác – các dự án khác, các thủ tục giấy tờ, e-mail, cuộc gọi, thư từ, các cuộc họp và tất cả những việc khác – phải xếp hàng chờ. Thật không may, nếu như hầu hết những người khác, một ngày điển hình của bạn có thể giống Hình 27, khi bạn thấy mình ngày càng có ít thời hơn nữa để tập trung vào những gì quan trọng nhất.

Một ngày của những người hiệu quả nhất rất khác biệt.

Nếu một hành động mang lại những kết quả không cân xứng, thì bạn cũng phải dành thời gian không cân xứng cho nó. Hãy đặt ra một câu hỏi tập trung về thời gian được ngăn ô của bạn hàng ngày. Thực hiện điều quan trọng, có tính đòn bẩy nhất ngày hôm nay để từng bước thực hiện được điều quan trọng nhất của cuộc đời bạn.

Đây là cách kết quả trở nên đáng kinh ngạc.

Những người làm được điều này, theo kinh nghiệm của tôi, là những người không chỉ trở nên hoàn hảo nhất, mà còn có cơ hội nghề nghiệp lớn nhất. Chậm nhưng chắc, họ trở nên nổi tiếng trong tổ chức vì điều quan trọng nhất của họ và trở nên “không thể thay thế”.

Một khi đã thực hiện được điều quan trọng nhất trong ngày, bạn có thể dành phần thời gian còn lại trong ngày cho những việc khác. Chỉ cần sử dụng câu hỏi tập trung để xác định ưu tiên tiếp theo và dành thời gian phù hợp để thực hiện việc đó. Lặp lại phương pháp này cho đến khi mọi việc trong ngày của bạn được thực hiện hết. Thực hiện “những việc khác” giúp bạn yên tâm hơn nhưng không giúp bạn thăng tiến.