XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ MỘT NHÓM LÀM VIỆC ĂN Ý

DON GABOR

Trích: Sức Mạnh Của Ngôn Từ – Words that win; NXB. Tổng hợp Tp.HCM; Công ty Văn hóa sáng tạo Trí Việt - First News, 2018

 

Trong nhiệm kỳ tổng thống đầu tiên của mình, Dwight D. Eisenhower đã bổ nhiệm Arthur Burns làm Chủ tịch Hội đồng Cố vấn Kinh tế. Trong buổi họp đầu tiên, họ thỏa thuận sử dụng sổ để ghi chép lại nội dung buổi đối thoại giữa hai bên.

Arthur này, anh viết ngắn thôi nhé. Tôi không biết đọc đâu! – Eisenhower nói.

Thưa tổng thống, chúng ta hợp nhau đấy, tôi không biết viết! – Burns trả lời.

 

Bạn có thể học được rất nhiều thứ qua quan sát.” – Yogi Berra, huấn luyện viên đội bóng chày New York Yankees

 

* Ba loại câu phỏng vấn để tìm ra ứng viên tiềm năng cho nhóm

Đừng bao giờ tuyển người biết ít hơn bạn về công việc mà bạn định giao cho họ.” – Malcolm Forbes (1919-1990), nhà xuất bản người Mỹ

Việc tìm ra người thích hợp cho một nhóm vốn không phải là điều dễ dàng. Nhóm của bạn cần những gì? Tìm đâu ra những người như thế? Nhu cầu của họ cũng như kỹ năng của họ là gì? Liệu những người mới có thể hòa hợp được với những người cũ? Bạn sẽ phải kèm cặp, cầm tay chỉ việc cho họ trong bao lâu? Khi nào thì họ có thể đảm trách công việc một cách độc lập? Liệu họ có hòa nhập được với nếp sinh hoạt chung của nhóm hay không? Liệu sự khác biệt về tính cách có dẫn đến những xung đột, ảnh hưởng đến kế hoạch, công việc chung của cả nhóm?

Có được đáp án cho tất cả những câu hỏi đó trước khi một nhân viên mới gia nhập vào nhóm của bạn có lẽ là điều không thể, tuy nhiên bạn vẫn có thể khám phá ra nhiều điều về phong cách làm việc của một ứng viên tiềm năng bằng cách đặt ra những câu hỏi như sau:

Câu hỏi loại 1: Đặt câu hỏi xử lý tình huống

Bạn có thể đưa ra những câu hỏi dạng xử lý tình huống (problem-solving) dựa trên những tình huống thực tế hoặc các giả định để xem ứng viên tiềm năng sẽ làm thế nào để:

  • Tiếp cận vấn đề
  • Suy nghĩ dưới áp lực
  • Lắng nghe và nắm được nội dung chi tiết
  • Hỏi lại để làm rõ vấn đề
  • Thu thập thông tin
  • Xử lý thông tin
  • Đưa ra phương hướng giải quyết vấn đề

Dưới đây là một vài ví dụ về những câu hỏi dạng đặt câu hỏi xử lý tình huống:

  • Vấn đề là đây, còn thực tế là đây. Theo anh/chị, chúng ta nên giải quyết như thế nào?
  • Tình huống đưa ra là: Cấp giám sát của anh/chị đang bận, trong khi đó khách hàng lại đang cần biết quyết định cuối cùng ngay lập tức. Anh/chị sẽ làm gì?
  • Anh/chị sẽ thu xếp một tình huống khẩn cấp kiểu như… ra sao?
  • Anh/chị sẽ phản ứng như thế nào khi phải làm việc với một cộng sự mà…?

Câu hỏi loại 2: Về hành vi ứng xử

Câu hỏi về hành vi ứng xử sẽ giúp bạn đoán được cách phản ứng của các ứng viên tiềm năng trước các thử thách và mục tiêu trong những tình huống đặc biệt.

Biết được thói quen ứng xử của một người sẽ giúp bạn phán đoán được hành động của người đó trong những tình huống tương tự sau đó. Ngoài ra, bằng cách đặt câu hỏi dựa vào hành vi ứng xử, bạn sẽ biết được những điều sau đây về ứng viên tiềm năng:

  • Kinh nghiệm và kiến thức trong công việc
  • Các kỹ năng thành thạo nhất
  • Đặc điểm tính cách
  • Thành công và thất bại trong quá khứ
  • Sự hiểu biết của họ đối với những vấn đề trong ngành của bạn
  • Mức độ chuyên nghiệp

Sau đây là một vài ví dụ về những câu hỏi về hành vi ứng xử:

  • Hãy cho tôi biết kinh nghiệm của anh/chị khi phải làm việc với một khách hàng đang giận dữ hoặc một đồng nghiệp đang nổi cáu. Hãy miêu tả một tình huống mà anh/chị đã phải giải quyết một vấn đề trong công việc?
  • Nếu cấp trên của anh/chị ra một quyết định mà anh/chị hoàn toàn không đồng ý, anh/chị sẽ phản ứng như thế nào?
  • Trải nghiệm của anh/chị về một thất bại nào đó?
  • Cho tôi một ví dụ tiêu biểu về việc anh/chị đã đương đầu với một vấn đề khó khăn dưới áp lực.

Câu hỏi loại 3: Về phong cách làm việc

Những bất đồng hoặc va chạm do tác phong làm việc khác nhau rất dễ khiến tinh thần làm việc của nhóm bị suy yếu, từ đó ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Để khắc phục hạn chế này, những câu hỏi về phong cách làm việc sẽ giúp bạn nắm rõ ưu, khuyết điểm của từng cá nhân trong nhóm. Bên cạnh đó, nó sẽ giúp bạn quyết định xem cá nhân đó có phù hợp với tác phong quản lý của bạn và phong cách làm việc của toàn nhóm hay không.

Thường thì các nhóm lớn có khuynh hướng chia ra thành từng nhóm nhỏ hoặc thành từng cặp, chính vì thế các thành viên trong đội cần phải hòa hợp với nhau. Những câu hỏi về phong cách làm việc sẽ cho bạn biết cá nhân đó:

  • Thích làm việc trong nhóm lớn hay nhóm nhỏ
  • Phong cách tương tác với cấp quản lý như thế nào
  • Thiên về những cuộc giao tiếp trang trọng hay thân mật
  • Lựa chọn cộng sự như thế nào
  • Khả năng xác lập các ưu tiên trong công việc
  • Thiện chí yêu cầu người khác giúp đỡ

Sau đây là một vài câu hỏi về phong cách làm việc:

  • Anh/chị thích làm việc một mình, một-đối-một hay làm việc chung trong nhóm?
  • Anh/chị thích làm việc với kiểu người nào nhất?
  • Trong công việc, anh/chị thích sự trang trọng theo đúng nghi thức hay sự gần gũi?

Khi nhóm đã có đủ những thành viên cần thiết, thách thức tiếp theo của bạn là xác lập các ưu tiên trong công việc và giao việc.

* Ba câu hỏi khi giao việc

Để giao việc một cách hiệu quả, hãy hỏi các thành viên trong nhóm của bạn những câu hỏi sau:

  1. “Liệu nhiệm vụ mới này có ảnh hưởng đến thời hạn hoàn thành công việc anh/chị đã được giao không?

Nếu câu trả lời là “”, thì tất cả tùy thuộc vào quyết định của bạn. Hãy cân nhắc xem nên gia hạn thời gian cho họ hay giúp họ hoàn thành nhiệm vụ. Giao việc chất chồng mà không có sự điều chỉnh cần thiết rất dễ dẫn đến sự căng thẳng và bất bình giữa các nhân viên.

  1. “Anh/chị còn thắc mắc gì về nội dung công việc được giao cũng như thời hạn hoàn thành không?

Xác định rõ mục tiêu và thời hạn cần thiết hoàn thành công việc được giao sẽ mang lại kết quả tốt hơn.

Khi giao việc, hãy đưa ra một vài ví dụ hoặc nói rõ những gì bạn muốn. Tiếp theo, đừng quên hỏi họ đã nắm vững yêu cầu của công việc chưa, sau đó chú ý quan sát và hỏi xem quỹ thời gian như vậy có hợp lý hay không để không làm ảnh hưởng đến các công việc khác của họ.

  1. “Anh/chị cần những hỗ trợ gì để hoàn thành công việc này?

Hãy bảo đảm rằng nhân viên của bạn có đủ phương tiện, nguồn tài liệu cần thiết, sự hỗ trợ cũng như quỹ thời gian thích hợp để có thể thực hiện tốt công việc của mình. Nếu không, khả năng họ hoàn thành công việc một cách đúng đắn và đúng kế hoạch sẽ rất mong manh.

Ngoài ra, đừng quên nói lời cảm ơn, chẳng hạn: “Cảm ơn anh/chị! Tôi đánh giá cao việc anh/chị nhận công việc này”.

Vậy là nhóm của bạn đã có thể làm việc nhịp nhàng theo đúng tiến độ. Giờ đây, việc bạn cần làm là duy trì ngọn lửa nhiệt tình, năng động của từng thành viên trong nhóm và điều chỉnh kịp thời những thiếu sót của họ.

Bạn có biết làm thế nào để hoàn thành cả hai công việc đó chỉ bằng lời nói không?

* Bốn cách nâng cao tinh thần và hiệu suất làm việc của nhân viên

 

Tôi thích sự phê bình thẳng thắn hơn là lời khen ngợi giả tạo.” – Noel Coward (1899-1973), diễn viên, nhà biên kịch người Anh

 

Tôi hỏi một vị giám đốc sản xuất tại sao anh ta chỉ phê phán công việc của các nhân viên dưới quyền. Anh ta trả lời: “Tôi được đào tạo để tìm ra các trục trặc trong quá trình sản xuất, nên công việc của tôi là bắt lỗi người khác”.

Tôi hỏi tiếp: Thế còn những công việc mà nhân viên của anh đã làm tốt thì sao? Chẳng lẽ chúng không đáng được đề cập đến?”

Anh ta đáp: “Không hẳn thế. Nhưng đó là công việc của họ và họ phải có trách nhiệm làm tốt”.

“Làm tốt” là mục tiêu của hầu hết nhân viên, đồng thời cũng là điều mà các nhà quản lý mong đợi, song những lời khen ngợi dành cho những công việc đã làm tốt luôn rất cần thiết.

Hãy áp dụng những cách phản hồi sau, bạn sẽ thấy sự khác biệt rất rõ trong kết quả đạt được.

Cách 1: Khen ngợi một cách cụ thể

Chỉ nói “Làm tốt lắm! thôi vẫn chưa đủ, hãy khen cụ thể hơn, chẳng hạn: “Tôi đặc biệt thích cách anh/chị giải quyết việc A,B,C…Cách đó giúp chúng ta giải quyết được vấn đề X,Y,Z…”

Cách 2: Hãy hỏi: “Anh/chị đã làm như thế nào?”

Câu hỏi này sẽ đem lại cho bạn câu trả lời rõ ràng để từ đó, bạn có thể vạch ra những bước hành động kế tiếp theo đúng quy trình đã định để đạt được kết quả mong đợi. Bằng cách đó, bạn làm cho nhân viên của mình tỏa sáng. Ngoài ra, cả hai còn có thể cùng vạch ra một quy trình để tái áp dụng về sau.

Bạn có thể nói:

Xin cho tôi biết anh/chị đã làm như thế nào để đạt được kết quả này?”

Sau khi họ giải thích, hãy nói những câu đại loại như:

Tôi mong anh/chị tiếp tục áp dụng theo phương pháp này để duy trì hiệu suất làm việc tốt như hiện nay”.

Nếu bạn thấy cách làm đó có ích cho cả những nhân viên khác, hãy nói:

Anh/chị có thể chia sẻ phương pháp đó với anh A/chị B để họ đạt hiệu suất tốt hơn trong công việc được chứ?”

Cách 3: Phê bình nhưng không công kích

Cũng như những phản hồi tích cực, để có được những lời phê bình mang tính xây dựng cần có sự cân nhắc, lựa chọn lời nói và cách nói sao cho thật tế nhị. Hãy nhận xét, phê bình dựa trên những tiêu chí hoặc mục tiêu đã được thiết lập, và nhớ là đừng bao giờ công kích người khác hay làm mất thể diện của họ.

Sau đây là một vài cách nói tế nhị để thể hiện sự không hài lòng của bạn trước kết quả đạt được:

Không nên Nên
Sai cả rồi! Việc này cần phải đầu tư thêm.
Anh/chị lúc nào cũng làm theo ý mình. Tôi nhớ chúng ta đã đồng ý với nhau rằng…
Anh/chị có điếc không? Xin hãy lắng nghe cẩn thận.
Anh/chị không làm nổi công việc này. Theo tôi, anh/chị cần thêm người hỗ trợ.
Thà tôi tự làm còn hơn. Đây là cách tôi sẽ làm trong trường hợp này.

 

Đừng bao giờ đưa ra những lời nhận xét mơ hồ kiểu như:

“Tôi không biết – tôi chỉ không thích cách làm đó.”

“Khi nào thấy tôi mới biết.”

“Thật là kinh khủng!

Cách 4: Yêu cầu nhân viên trình bày phương pháp làm việc của họ và thảo luận xem họ đã mắc sai lầm chỗ nào

Rõ ràng là chúng ta đã phạm sai lầm ở đâu đó. Hãy cho tôi biết cách làm của anh/chị. Chúng ta sẽ cùng rà soát lại xem vấn đề nằm ở đâu.”

Hãy lắng nghe cẩn thận những vấn đề đó, chẳng hạn như:

  • Thiếu sự hướng dẫn đầy đủ
  • Đặt giả thuyết sai lầm
  • Hiểu nhầm
  • Thông tin thiếu hoặc sai
  • Đào tạo không đầy đủ
  • Thiếu sự hỗ trợ
  • Phương tiện làm việc bị hư hỏng

Sau đó, bạn hãy nói:

Qua những điều anh/chị vừa nói, tôi thấy anh/chị cần phải làm thế này, thế này… Ý anh/chị thế nào?”

Bên cạnh đó, hãy sẵn sàng nhận lấy trách nhiệm đối với những sai lầm hoặc sự thiếu sót của chính bạn. Bạn có thể nói:

Tôi nghĩ tôi đã thấy vấn đề nằm ở đâu. Xin lỗi! Đó là lỗi của tôi! Tôi đã sai khi cho rằng

Hoặc

Giờ thì tôi hiểu vấn đề nằm ở chỗ anh/chị đã không có được những thông tin chính xác. Đó là lỗi của tôi. Lần sau, tôi đảm bảo anh/chị sẽ có đầy đủ thông tin cần thiết trước khi được giao công việc.”

* Sự cải thiện không ngừng xuất phát từ những phản hồi mang tính xây dựng

Khi bạn áp dụng phương châm “cải thiện không ngừng” với các thành viên trong nhóm, họ sẽ có cơ hội để giải tỏa những khó chịu trong lòng, đồng thời tránh được những vấn đề không đáng có có thể xảy ra. Dĩ nhiên, những vấn đề trong công việc vẫn luôn phát sinh, nhưng bằng cách đưa ra lời phê bình hoặc phản hồi mang tính xây dựng, bạn sẽ nhận được kết quả tốt hơn từ nhóm của bạn.

Đến đây, bạn đã biết được cách xây dựng và duy trì một nhóm làm việc hiệu quả. Nhưng bạn sẽ làm gì để xây dựng và duy trì lòng trung thành, thực hiện việc lãnh đạo hiệu quả và nâng cao uy tín của bạn?

Bình luận


Bài viết mới

  1. CẢM XÚC TÀN PHÁ NHẤT CHÍNH LÀ ĐỐ KỴ
  2. 7 THÓI QUEN TẠO GIA ĐÌNH HẠNH PHÚC
  3. ĐỪNG ĐỂ CÁI “TÔI” THỐNG TRỊ