Kỹ Năng Lắng Nghe

Trong các kỹ năng liên quan đến việc trao đổi, lắng nghe là kỹ năng ít được nhắc tới và khó học nhất vì nó yêu cầu nhiều nỗ lực. Có lẽ đó là lý do tại sao kỹ năng này hiếm khi được dạy như một kỹ năng mềm.

Sinh viên thường hỏi tôi tại sao phải học kỹ năng lắng nghe trong khi họ hoàn toàn có thể hiểu những gì người khác nói cũng như những gì thầy giáo giảng trên lớp. Tôi giải thích rằng: “Các bạn có thể nghe tôi nói nhưng tâm trí lại để ở nơi khác. Đó chỉ là nghe, KHÔNG PHẢI lắng nghe. Khi bạn bè tụ tập, tất cả các bạn đều nói rất nhiều điều nhưng sau một lát, bao nhiêu người trong các bạn vẫn còn thực sự lắng nghe cuộc đối thoại? Và bao nhiêu người đang chuyển hướng chú ý sang chuyện khác? Phần lớn mọi người thường có thời gian tập trung ngắn và dễ bị xao lãng bởi ý nghĩ khác nên sẽ không còn lắng nghe”.

Nhiều người nghĩ kỹ năng trình bày hay kỹ năng đối thoại mới là quan trọng, nhưng tôi tin cách tốt nhất để có được sự kính trọng của người khác là phải lắng nghe. Nếu bạn lắng nghe người ta nói chuyện một cách chăm chú và cẩn thận, bạn sẽ hiểu rõ người đó muốn nói gì, định làm gì và mong muốn điều gì.

Bạn sẽ biết được ẩn ý trong lời nói, câu nói, bởi vì bạn hiểu đầy đủ điều người đó diễn đạt. Khách hàng sẽ đáp ứng tích cực khi cảm thấy mình thực sự “được lắng nghe” và “được thấu hiểu”. Người lao động sẽ cảm thấy thoải mái và được xem trọng khi biết rằng người quản lý chú ý tới điều họ nói.

Lắng nghe là kỹ năng mà bạn có thể học được, nó có thể giúp cho bất kỳ ai trở thành nhà lãnh đạo chuyên nghiệp, hiệu quả đầy thành công. Kỹ năng lắng nghe đòi hỏi người nghe phải tập trung hoàn toàn vào cuộc nói chuyện, không được có bất kỳ sự xao lãng nào. Một điều cũng khá quan trọng là phải luôn năng động trong buổi nói chuyện, bằng cách thỉnh thoảng đặt những câu hỏi để làm sáng tỏ vấn đề. Lý do khiến người ta khó có thể lắng nghe là bởi muốn trở thành một người biết lắng nghe thì yếu tố then chốt là phải biết thông cảm, tức là phải có khả năng nhận biết và hiểu cảm giác của người khác. Người nghe biết cảm thông không chỉ lắng nghe điều người khác nói mà còn thấu hiểu được cảm giác của người nói. Việc này yêu cầu thái độ thật sự hướng tới người khác và lắng nghe điều họ đang cố truyền đạt. Nếu không quan tâm đến họ, bạn sẽ khó có thể lắng nghe một cách cẩn trọng những gì họ quan tâm. Việc giao tiếp bằng ánh mắt cũng rất quan trọng khi đang lắng nghe, nếu thỉnh thoảng bạn lại nhìn đồng hồ, người nói sẽ bị ấn tượng là bạn không quan tâm đến những gì họ nói.

Với những buổi đối thoại dài, người biết lắng nghe thỉnh thoảng nên ghi chú vài từ, vài câu để ghi nhớ những ý quan trọng. Khả năng lắng nghe người khác là một trong những ưu thế quan trọng nhất của người quản lý giỏi. Ngoài chuyện biết lắng nghe một cách cảm thông, người quản lý còn có thể tạo nên một môi trường làm việc cởi mở, để nhân viên tự do thể hiện ý kiến cho cấp quản lý. Quản lý là một nhiệm vụ khó khăn và học cách lắng nghe là một quá trình dài hơi, nhưng nếu làm được điều đó, bạn sẽ không cần cố gắng gì cũng có thể trở thành người quản lý hiệu quả.

Kỹ Năng Trao Đổi

Theo một nghiên cứu đại học mới đây về các kỹ năng quản lý, trao đổi là vấn đề số một trong hầu hết mọi công ty và cơ quan của chính phủ. Điều này thật đáng ngạc nhiên, đặc biệt là trong thời đại thông tin này, khi hầu hết mọi người đều sử dụng điện thoại di động, email, tin nhắn.

Theo định nghĩa, trao đổi là quá trình cần thiết để đảm bảo chia sẻ thông tin đúng lúc và thích hợp giữa con người với nhau. Nghiên cứu này đã điều tra trên 8.000 người quản lý để tìm ra người quản lý giỏi nhất có gì khác biệt và một người quản lý điển hình làm những công việc gì hằng ngày. Kết quả cho thấy “người quản lý giỏi nhất” dành nhiều thời gian cho trao đổi hơn người quản lý ít thành công. Trong một số trường hợp, họ dành tới 80% thời gian để trao đổi với nhân viên, họ biết cách quản lý luồng thông tin và ra quyết định phù hợp. Nghiên cứu cũng cho thấy người quản lý “không thành công lắm” dành nhiều thời gian vào họp hành, đọc giấy tờ hay làm gì đó cho có vẻ bận rộn. Họ hiếm khi ra quyết định và thường không biết điều gì đang xảy ra bên ngoài lĩnh vực khu vực làm việc của mình. Sự “bận rộn” của họ chỉ là lớp vỏ bọc để che giấu sự thiếu năng lực và nỗi sợ thất bại. Qua thời gian, những người quản lý này tạo ra một mạng lưới “quan liêu” trong công ty, khiến mọi việc mất thời gian hơn, tiêu tốn nhiều công sức hơn và hiếm khi đạt được điều gì quan trọng.

Mọi công ty đều có các mục đích và định hướng. Nếu nhân viên không được định hướng, họ sẽ bị lạc, bị lẫn lộn và thường tranh cãi với nhau. Không có định hướng rõ ràng, nhân viên sẽ làm bất kỳ điều gì mà họ nghĩ là định hướng của công ty. Nhiều người sẽ quyết định chờ đợi, hay không làm gì cả, cho tới khi họ được thông báo đích xác điều phải làm. Nếu thông tin từ cấp quản lý không rõ ràng, vấn đề sẽ không được giải quyết và công ty sẽ không đạt được thành quả gì cả.

Người quản lý giỏi nhất biết cách truyền đạt định hướng một cách rõ ràng và chính xác. Họ luôn cố gắng đảm bảo rằng mọi nhân viên đều hiểu họ muốn gì và có thể tiến lên theo cùng một hướng để làm cho công việc trôi chảy. Bên cạnh định hướng, người quản lý giỏi nhất còn biết cách đặt ra mục tiêu để đo lường thành quả làm việc của nhân viên. Dựa trên kết quả hàng trăm cuộc phỏng vấn với những người quản lý thành công, nghiên cứu này cho thấy rằng phần lớn quản lý giỏi đều tuân theo một quy tắc đơn giản: “Không trao đổi chỉ vì bắt buộc phải làm vậy, mà trao đổi là để luôn luôn biết được nhân viên đang cần gì và cung cấp điều đó càng nhanh càng tốt. Phải đảm bảo nhân viên hiểu rõ những gì quản lý nói để có thể thực hiện công việc cho phù hợp. Bao giờ cũng cho họ đủ thời gian và hỗ trợ để họ hoàn thành công việc và đạt được mục tiêu. Trao đổi càng nhiều càng tốt trong các cuộc họp nhóm để mọi người cùng nghe một việc cho rõ”.

Trong hầu hết các dự án phần mềm, trao đổi là điều thiết yếu. Nhiều dự án thất bại là do thiếu trao đổi giữa những người phát triển, người kiểm thử, người quản lý, người dùng và khách hàng. Người quản lý dự án giỏi bao giờ cũng nhấn mạnh vào luồng thông tin tự do giữa các thành viên trong nhóm, chủ sản phẩm, người dùng và khách hàng. Họ thường dùng các công cụ cộng tác để chia sẻ thông tin như bảng trắng, wiki, blog, tin nhắn, email và điện thoại. Theo cách tiếp cận Agile, mỗi ngày sẽ có một cuộc họp (đôi khi còn gọi là họp đứng) để các thành viên nhóm chia sẻ thông tin trên cơ sở hàng ngày.

Phần lớn những người làm về phần mềm không thích đối với người dùng cho đến khi hoàn thiện sản phẩm. Nhiều người sợ rằng thảo luận với người dùng càng nhiều, người dùng sẽ càng cố gắng thay đổi tư duy của họ và thường thay đổi yêu cầu. Tuy nhiên, người quản lý dự án giỏi phải biết cách trao đổi với người dùng. Điều đó thật sự cần thiết trong việc quản lý các vấn đề có thể xảy ra trong quá trình thực hiện một dự án minh bạch thông tin. Sự minh bạch này cho phép người dùng tiếp cận được những thông tin cần thiết và cùng với nhà quản lý, họ có thể giải quyết những khó khăn, loại bỏ những rào cản. Bất kỳ vấn đề nào nảy sinh trong quá trình lập kế hoạch, phải được theo dõi và xử lý càng sớm càng tốt. Chỉ như vậy dự án mới có thể đạt được thành công cao hơn.

Người quản lý giỏi nhất biết cách truyền đạt định hướng một cách rõ ràng và chính xác.