NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP

🍀🍀
Sự tương hỗ lẫn nhau là chất xúc tác cho hành động
🍀🍀
Năm 1994, khi Gordon Bethune tiếp quản Nintinental Airlines, công ty đã lâm vào tình
trạng khủng hoảng. Trong vòng 10 năm, công ty đã trải qua 10 lần thay đổi lãnh đạo. Công ty đang ở trong tình trạng nợ nần, cổ phiếu sụt giảm đáng kể. Hành khách cũng quay lưng lại với dịch vụ của hãng. Nguy cơ phá sản đang cận kề.

☀CỐ GẮNG XOAY CHUYỂN TÌNH THẾ
Mục tiêu của Bethune là làm sống lại Continental, nhưng để làm được điều đó, ông sẽ phải thay đổi văn hóa lâu nay của hãng, mà cái chính ở đây nằm ở phương thức giao tiếp.
Khu vực dành riêng cho các nhà lãnh đạo trong công ty được xây dựng tách biệt với các nhân viên. Ngoài ra, tại Continental, việc giao tiếp bị chi phối, gò bó trong những văn bản về luật lệ và quy định. Những điều đó đã tạo sự ngăn cách giữa người lãnh đạo và các nhân viên công ty.
Để cải thiện tình hình, Bethune ra sức cắt giảm, hạn chế chế độ quan liêu vốn đã từng tồn tại trong nhiều năm nay. Hành động đầu tiên của ông đó là đốt quyển sách những nguyên tắc, luật lệ trước toàn thể nhân viên để đánh dấu cho những thay đổi bắt đầu ở Continental. Các cuộc họp thường xuyên được tổ chức, mọi thông tin đều được thông báo cho mọi người. Ngược lại, mọi ý kiến phản hồi cũng đều được tiếp nhận. Một công ty đã từng bị mô tả là không đáng tin cậy và thiếu sự cộng tác đang dần trở thành một nơi mà sự giao tiếp được lan rộng. Việc làm đó đã lấy lại lòng tin của các nhân viên, khiến họ tin tưởng, đoàn kết hơn.
Ngày nay, dịch vụ Continental đã ở mức tốt nhất trong ngành kinh doanh. Tinh thần người lao động luôn ở mức cao và công ty đã thu được nhiều lợi nhuận.
🍀🍀
Chính sách giao tiếp của Bethune: “Nếu không có gì nguy hiểm và bất hợp pháp, chúng tôi luôn sẵn sàng chia sẻ.”
🍀🍀
☀LỜI NÓI CHỨA ĐỰNG ĐIỀU GÌ
Giao tiếp không phải là lý do duy nhất khiến Continental thành công. Nhưng nếu không có cách thức giao tiếp tốt, chắc chắn là công ty sẽ tiếp tục làm vào khủng hoảng và dẫn đến phá sản. Muốn tạo ra sự thay đổi tích cực trong tổ chức cần có mối giao tiếp. Sự tương tác sẽ tạo nên hành động. Đó là sức mạnh của Nguyên tắc Giao tiếp.
Chỉ với khả năng giao tiếp tốt mới có thể đưa một đội đến thành công – dù đó là một gia đình, một công ty, một cơ quan chính phủ hoặc một câu lạc bộ bóng đá. Những đội giỏi sẽ có nhiều đồng đội luôn không ngừng trao đổi lẫn nhau. Sự giao tiếp làm gia tăng tinh thần cam kết và mối quan hệ; chúng cùng nhau tiếp sức cho hành động. Nếu muốn đội mình thể hiện ở đẳng cấp cao nhất, thì các thành viên trong nhóm cần có khả năng trao đổi và biết lắng nghe người khác.

☀NHỮNG VẤN ĐỀ TRONG GIAO TIẾP

Nếu thực hiện giao tiếp không hiệu quả, nó có thể dẫn đến những kết quả rất khôi hài. Ví dụ như chuỗi thông tin sau đây:
🌾Thông tin từ Hiệu trưởng đến Phó Hiệu trưởng: Sao chổi Halley sẽ xuất hiện tại đây vào thứ năm tới. Đây sẽ là một sự kiện hiếm có vì nó chỉ xuất hiện 75 năm một lần. Hãy tập họp tất cả giáo sư và sinh viện về khu vực điền kinh và giải thích về sự kiện hiếm có này. Nếu trời mưa, sẽ hủy bỏ buổi quan sát và mở buổi họp trong phòng tập thể hình để xem bộ phim về sao chổi này.
🌾Thông tin từ Phó Hiệu trưởng đến Trưởng khoa: Theo lệnh của Hiệu trưởng, sao chổi Halley sẽ xuất hiện ở khu vực điền kinh vào thứ năm sắp tới. Nếu trời mưa, sẽ hủy các lớp và tường thuật ở phòng thể hình cho những giáo sư và sinh viên, nơi mà bạn sẽ được xem phim về một sự kiện lạ kỳ chỉ xuất hiện một lần duy nhất trong 75 năm.
🌾Thông tin từ trưởng khoa đến các giảng viên: Theo lệnh của Hiệu trưởng, sao chổi Halley sẽ xuất hiện tại phòng thể hình vào thứ Năm tới. Trong trường hợp trời mưa ướt khu vực điền kinh, Hiệu trưởng sẽ sắp xếp một nơi khác để chứng kiến sự xuất hiện một lần trong suốt 75 năm qua.
🌾Thông tin từ các giảng viên đến sinh viên: Thứ năm tới, Hiệu trưởng sẽ xuất hiện tại phòng thể hình của chúng ta với vở kịch Halley, xuất hiện 75 năm một lần. Nếu trời mưa, Hiệu trưởng sẽ hủy bỏ sao chổi và sắp xếp chúng ta di chuyển ra ngoài khu vực điền kinh kỳ lạ.
🌾Thông tin sinh viên viết cho phụ huynh: Khi trời mưa vào thứ năm tới tại khu vực điền kinh của trường, vị hiệu trưởng 75 tuổi phi thường sẽ hủy tất cả các lớp và xuất hiện trước toàn trường tại phòng thể hình được hộ tống bởi Bill Halley và Comets.

Nếu phải làm việc trong một đội mà những người trong nhóm không bao giờ cho người khác biết mình đang làm gì, thì bạn sẽ cảm thấy nản lòng vì sự giao tiếp nghèo nàn đó. Cả đội sẽ bị cản trở vì không ai biết vấn đề cần bàn thật sự là gì. Do thông tin không được trao đổi, nên các thành viên không biết cụ thể công việc thuộc về trách nhiệm của ai. Trong cuốn sách Empowered Teams (Phát huy sức mạnh nhóm), các tác già Richard Wellens, William Byham và Jeanne Wilson cho rằng: “Sự giao tiếp sẽ dẫn đến tác phong và phạm vi của sự tác động lẫn nhau giữa các thành viên cũng như giữa những thành viên với mối quan hệ xung quanh họ. Hơn nữa, nó còn liên quan đến cách mà mọi người xử lý mâu thuẫn, giải quyết vấn đề và mối tương tác ngày này qua ngày khác.”

☀CÁC HÌNH THỨC GIAO TIẾP
Các hình thức giao tiếp rất đa dạng không chỉ thông qua ngôn ngữ mà còn có thể thông qua các ký hiệu tay, ánh mắt, … Ví dụ, trong thể thao, giao tiếp đóng một vai trò rất quan trọng. Muốn giành chiến thắng, đòi hỏi phải có tinh thần đồng đội cao, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cầu thủ trong đội. Do đó, khi thi đấu, ngoài việc phát huy hết khả năng của mình, mỗi cầu thủ còn cần phải theo dõi lối chơi của đồng đội của mình để có thể hỗ trợ kịp thời. Tất cả những ký hiệu trong thi đấu đều được thống nhất cụ thể trong kế hoạch, chiến thuật thi đấu của đội. Chỉ bằng một mật mã, ám hiệu bằng tay hay ánh mắt là các thành viên trong đội có thể trao đổi thông tin và cùng nhau ghi điểm. Vì vậy, giao tiếp càng đòi hỏi tinh thần đồng đội cao hơn.

☀GIAO TIẾP TRONG NHÓM
Sự thành công của cả nhóm và khả năng làm việc tập thể của các thành viên trong nhóm cũng phụ thuộc nhiều vào phương thức giao tiếp tốt. Do đó, hãy phát triển giao tiếp trong nhóm của bạn ở tất cả các phương diện:
1. 🌺TỪ LÃNH ĐẠO CHO ĐẾN THÀNH VIÊN TRONG ĐỘI
Chủ tịch tập đoàn Carnegie, John W. Gardner nói: “ “ Nếu phải liệt kê công cụ mục tiêu của cương vị lãnh đạo, thì đó là sự giao tiếp”. Những cuốn sách trước của tôi đã đề cập đến mọi điều thăng trầm ở cương vị lãnh đạo. Điều mà tôi chưa đề cập trước đây là thăng và trầm của sự lãnh đạo trong giao tiếp. Bạn phải thực hiện giao tiếp để dẫn dắt người khác một cách hiệu quả.
Nếu bạn là người lãnh đạo nhóm, hãy tự đưa ra những tiêu chuẩn sau đây để hành động khi thực hiện giao tiếp với người khác:
🌾Kiên định. Nếu không kiên định, bạn sẽ thất bại. Một trong những yếu tố làm nên chiến thắng của Gordon Bethune là sự kiên định trong cách giao tiếp của ông. Nhân viên của ông luôn tin tưởng vào những gì ông nói.
🌾Rõ ràng. Nhóm của bạn không thể thi hành nếu không biết rõ bạn muốn gì. Đừng cố gắng làm hoa mắt mọi người bằng sự thông minh của bạn; hãy tạo ấn tượng với họ bằng sự trung thực, thẳng thắn.
🌾Nhã nhặn. Mọi người đều xứng đáng được tôn trọng, dù họ có vị trí như thế nào trong nhóm. Bằng sự nhã nhặn, lịch thiệp, bạn sẽ tạo được tiếng nói trong toàn tổ chức.
Ở cương vị lãnh đạo, khả năng giao tiếp của bạn sẽ thiết lập tiếng nói của bạn trong mối tương tác giữa mọi người trong tập thể. Nhóm chính là hình ảnh phản ánh người lãnh đạo của họ. Và cũng đừng bao giờ quên rằng sự giao tiếp tốt không bao giờ là một chiều. Đừng nên độc đoán, tốt nhất là người lãnh đạo cần biết lắng nghe, lôi cuốn và khuyến khích các thành viên tham gia.

2. 🌺TỪ THÀNH VIÊN ĐẾN NGƯỜI LÃNH ĐẠO
Những người lãnh đạo giỏi không bao giờ muốn người khác lúc nào cũng chỉ nghe và làm theo những mệnh lệnh của họ. Họ muốn sự trao đổi thẳng thắn và chân thật từ cấp dưới của mình. Thậm chí, ngay cả nhà sản xuất phim người Mỹ, Sam Goldwyn, nổi tiếng là người độc đoán cũng bộc lộ quan điểm: “Tôi muốn những người của tôi nói thẳng và trung thực, dù cho họ phải trả giá bằng chính công việc của họ.”
Tôi luôn khích lệ mọi người trong nhóm nói chuyện cởi mở và trực tiếp với tôi. Khi tổ chức hội nghị, tôi muốn họ thường xuyên phải động não đưa ra những sáng kiến hay nhất. Những lời phê bình và quan sát của thành viên trong đội thường giúp ích rất nhiều. Đưa mọi việc ra mổ xẻ luôn giúp đội phát triển hơn. Tôi không bao giờ muốn nghe một người trong nhóm nói: “Lẽ ra tôi đã nói với bạn là đừng làm.” Nếu bạn biết trước gì đó thì hãy nói ra.

Ngoài sự thẳng thắn, các thành viên trong đội cần tỏ ra tôn trọng lãnh đạo của họ khi giao tiếp. Hướng dẫn một nhóm là việc không dễ dàng chút nào. Nó cần sự tận tâm và sự hy sinh. Nó yêu cầu thái độ cứng rắn và dứt khoát. Chúng ta nên tôn trọng người đồng ý đảm nhận vai trò đó và trung thành với anh ta.
🍀🍀
“Không nên yêu cầu mọi người làm gì đó cho mình. Hãy tự hỏi mình có thể làm được gì cho mọi người.”
-EARVIN “MAGIC” JOHNSON-
🍀🍀
3.🌺 GIỮA ĐỒNG ĐỘI VỚI NHAU
Tác giả Charlie Brower nhận xét: “Ít ai thành công nếu không có người ủng hộ họ.” Để đạt được thành công thì mọi thành viên phải giao tiếp tốt với nhau:
🌾Biết thông cảm. Tổng thống John F. Kennedy đã từng nói đại ý: “Không nên yêu cầu mọi người làm gì đó cho mình. Hãy tự hỏi mình có thể làm được gì cho mọi người.” Sự giao tiếp được hội tụ ở chỗ cho hơn là nhận.
🌾Biết hợp tác. Nếu các thành viên trong nhóm để mâu thuẫn với nhau, không thể làm việc tập thể thì nhóm sẽ không còn giá trị. Như Babe Ruth đã từng nhận xét: “Bạn có thể có những cá nhân xuất sắc nhất thế giới, nhưng nếu họ không hợp tác cùng nhau, thì cả nhóm sẽ không đáng một hào.”
🌾Có thể trao đổi thẳng thắn. Các nhóm cũng giống như những cộng đồng thu nhỏ và chỉ có thể phát triển khi mọi người trao đổi thẳng thắn với nhau.
Sự thành công hay thất bại của nhóm phụ thuộc vào cách giao tiếp của những thành viên trong nhóm. Martin Luther King Jr. tuyên bố: “Chúng ta phải học cách sống với nhau như anh em, nếu không tất cả chúng ta sẽ đều bị diệt vong.” Sự tương tác giữa các thành viên tạo chất xúc tác cho hành động của nhóm. Đó là điều cốt lõi của Nguyên tắc Giao tiếp.

4. 🌺GIỮA CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM VÀ NHỮNG NGƯỜI NGOÀI NHÓM
Các thành viên không chỉ giao tiếp với các thành viên còn lại trong nhóm mà còn phải giao tiếp với những người ngoài nhóm như khách hàng hoặc những người có liên quan. Khi tiếp xúc với người ngoài nhóm, hãy nhớ ba quy tắc: biết tiếp thu, sẵn sàng đáp lại và có óc thực tế. Nếu giao tiếp lịch sự, luôn phản hồi đúng lúc và tiếp thu những điều trông mong, thì họ sẽ xây dựng được mối quan hệ tốt với người cần giao tiếp. Những người tham gia giao tiếp sẽ cảm thấy hài lòng vì các mối lo lắng của họ đang được quan tâm đúng mức.
Mặt khác, khi thực hiện giao tiếp với những người bên ngoài, điểm quan trọng nhất là phải trình bày vấn đề thống nhất. Sự thống nhất sẽ tạo ra sức mạnh to lớn đối với cả nhóm.

Có một câu chuyện kể về những con ngựa kéo xe ở Midwest. Hàng năm ở đây thường tổ chức những cuộc thi ngựa kéo xe. Một năm nọ, chức vô địch đã thuộc về chú ngựa có khả năng kéo đến 2.041kg. Chú ngựa giải nhì có thể kéo được 1.995kg. Và người dân ở đây đã làm một cuộc thử nghiệm bằng cách buộc hai chú ngựa lại với nhau và kết quả là chúng có thể kéo được hơn 5.443kg – tăng hơn 33% so với kết quả đạt được của từng con.
Đó là sức mạnh của sự nhất quán. Một trong những nguyên tắc mà tôi luôn nhắn nhủ với nhóm của mình là khi lên kế hoạch, tôi muốn mọi ý kiến và lời phê bình được đem ra trao đổi thẳng thắn. Nhưng khi rời khỏi phòng, chúng ta phải được thống nhất để đối mặt với sự chống đối hoặc phê bình từ bên ngoài. Tinh thần đoàn kết là yếu tố làm nên một đội mạnh.
Làm việc cùng nhau nghĩa là phải thắng lợi cùng nhau. Nhưng sẽ không nhóm nào có thể làm việc với nhau nếu không giao tiếp với nhau. Đó chính là sự tương tác lẫn nhau và là chất xúc tác dẫn đến hành động. Đó là nội dung của Nguyên tắc Giao tiếp.
Ảnh nguồn internet