TẬN DỤNG THỜI GIAN SÁNG TẠO NHẤT TRONG NGÀY

Nếu bạn muốn tạo ra điều gì đó có giá trị cho cuộc sống của mình, bạn cần phải vạch ra giới hạn giữa đòi hỏi của xã hội và tham vọng của riêng bạn. Tất cả chúng ta đều có những hóa đơn cần thanh toán và nghĩa vụ phải hoàn thành. Nhưng hầu hết mọi người luôn có một khoảng trung gian giữa những “phải” và

“muốn” trong cuộc sống. Nếu bạn không cẩn thận, không gian đó sẽ tràn đầy e-mail, các cuộc hội họp và yêu cầu từ người khác, không còn chỗ cho những việc mà bạn xem là quan trọng.

Một cuốn tiểu thuyết tuyệt vời, một thiết kế gây kinh ngạc, một phần mềm thay đổi cuộc chơi, một công ty cách mạng hóa – những thành tựu như vậy đòi hỏi thời gian, tâm trí, sự khéo léo và lòng kiên trì. Ta có thể thấy ở bất kì ngày nào, nỗ lực thế này không bao giờ có vẻ cấp thiết như bốn lá thư điện tử trong vòng nửa giờ từ khách hàng X hoặc đồng nghiệp Y yêu cầu điều hoàn toàn có thể chờ đợi một vài giờ thậm chí vài ngày.

Không ai thích cảm giác người khác đang sốt ruột chờ hồi âm của mình. Vào thời điểm khởi đầu một ngày mới, khi phải đối mặt với một hộp thư điện tử đầy ắp, một loạt các tin nhắn thư thoại và danh sách các bước cần làm tiếp theo từ cuộc họp trước, bạn bị cuốn vào những điều còn dở dang trước khi bắt đầu công việc của chính mình. Bạn tự nhủ sau khi được cập nhật thông tin, bạn sẽ dễ dàng tập trung hơn.

Rắc rối của cách nghĩ này nằm ở việc bạn mất đi khoảng thời gian hiệu quả nhất trong ngày cho các ưu tiên của người khác. Đến thời điểm bạn bắt tay vào công việc của mình, giữa trưa chẳng hạn, lúc năng lượng của bạn xuống thấp và não bộ hoạt động chậm.

“Chà, có thể ngày mai sẽ khá hơn,” bạn tự nhủ. Nhưng ngày mai lại có một núi e-mail, các tin nhắn điện thoại và danh sách các việc cần làm khác. Và nếu cứ tiếp tục như thế, bạn sẽ dành phần lớn thời gian của mình để đối phó – đáp ứng những yêu cầu nhận được và trả lời các câu hỏi của người khác. Và bạn sẽ không bao giờ tạo ra được điều gì thực sự giá trị.

Sáng tạo trước, đáp lại sau

Thay đổi quan trọng nhất mà bạn có thể thực hiện trong thói quen làm việc của mình là đảo ngược thứ tự: sáng tạo trước, đáp lại sau. Điều này có nghĩa là mỗi ngày, bạn dành ra một lượng thời gian đáng kể cho công việc sáng tạo vì ưu tiên của chính bạn. Hãy tắt hết điện thoại và hộp thư điện tử đi!

Tôi đã từng là một cây viết thất bại. Chuyển đổi này đã giúp tôi trở thành một nhà văn thành công. Hiện tại, tôi bắt đầu một ngày làm việc với nhiều giờ sáng tác. Nếu có thể tránh được, tôi không bao giờ sắp xếp các cuộc họp vào buổi sáng. Cho dù bất cứ điều gì khác xảy đến, tôi luôn hoàn thành được phần việc quan trọng nhất của mình. Và khi nhìn lại, tất cả những thành công lớn nhất của tôi đều là kết quả của sự thay đổi đơn giản này.

Tuy nhiên, không có ngày nào tôi ngồi viết một bài báo, bài blog, hoặc một chương sách mà không có một hàng những người chờ tôi trở lại làm việc với họ.

Điều này không hề dễ chịu và nó vẫn sẽ như thế, nhất là khi tôi nhận được tin nhắn bắt đầu bằng “Tôi đã gửi cho anh một e -mail từ hai giờ trước…!”

Theo định nghĩa, phương pháp này đối nghịch với những kỳ vọng của người khác và những áp lực mà họ đặt vào bạn. Cần phải có sức mạnh ý chí để đảo ngược thế giới, dù chỉ trong một giờ đồng hồ. Cảm giác đó thật không dễ dàng và đôi khi chúng ta cảm thấy muộn phiền. Nhưng làm một vài người thất vọng vì những việc nhỏ nhặt tốt hơn việc từ bỏ mơ ước của mình chỉ vì một hộp thư đến trống không. Nếu không, bạn sẽ hi sinh tiềm năng của mình vì ảo tưởng về tính chuyên nghiệp.

Những nền tảng của thói quen hàng ngày hiệu quả

Cứ xắn tay lên làm và và bỏ qua những yêu cầu phiền nhiễu nhưng làm cách nào bạn có thể làm được việc này hàng ngày?

Hãy bắt đầu với nhịp năng lượng của bạn. Có những thời điểm nhất định trong ngày thuận lợi cho sự tập trung sáng tạo nhờ sự phấn khích và minh mẫn theo nhịp sinh học của cơ thể chúng ta. Hãy nhận ra thời điểm mà dường như bạn có nhiều năng lượng nhất trong ngày và dành thời gian quý giá đó cho công việc sáng tạo. Nếu được, đừng bao giờ xếp một cuộc họp vào thời gian đó. Và đừng lãng phí bất kì giây phút nào cho công việc hành chính!

Kích hoạt sự sáng tạo. Gắn bó với các công cụ không đổi, môi trường xung quanh quen thuộc, thậm chí nghe cùng một bản nhạc nền sẽ trở thành những liên kết kích hoạt bạn bước vào vùng sáng tạo. Đây là cách Stephen King đã làm:

Có những điều nhất định mà tôi sẽ làm nếu tôi ngồi xuống viết. Tôi có một ly nước hoặc một tách trà, có một giờ nhất định khi tôi ngồi – từ 8 giờ đến 8 giờ 30. Tôi uống vitamin và nghe nhạc, ngồi vào đúng chiếc ghế đó và các giấy tờ đều được sắp xếp ở các vị trí không thay đổi. Mục đích tích lũy từ việc có một lộ trình làm việc duy nhất cho các ngày được xem là một cách để nói với tâm trí rằng bạn nhất định sẽ có ý tưởng sớm thôi.

Quản lý danh sách những việc cần làm. Giới hạn danh sách việc cần làm. Một tờ giấy ghi chú khổ 3” x 3” là hoàn hảo. Nếu bạn không thể ghi hết mọi thứ trong danh sách vào khổ giấy đó thì làm sao bạn có thể hoàn thành tất cả trong vòng một ngày? Nếu trong ngày, bạn cứ tiếp tục thêm vào danh sách đó, bạn sẽ không bao giờ hoàn tất được nó và động lực sẽ mất đi nhanh chóng. Hầu hết mọi thứ đều có thể chờ đợi đến ngày mai. Hãy để chúng như thế.

Ghi nhận mọi cam kết. Tập ghi lại tất cả các cam kết mà bạn đã đưa ra (với bản thân hoặc với người khác) ở mọi nơi để chắc rằng bạn không thể quên chúng. Điều này sẽ giúp bạn đáp ứng các yêu cầu hiệu quả hơn và giúp bạn trở thành một người cộng tác tốt hơn. Quan trọng hơn, nó sẽ giúp tâm trí bạn thanh thản. Khi bạn tự tin rằng tất cả mọi thứ đã được ghi nhận một cách cẩn thận, lúc này bạn có thể tập trung vào nhiệm vụ chính.

Thiết lập các giới hạn rõ ràng trong ngày. Thiết lập một thời điểm bắt đầu và kết thúc cho ngày làm việc ngay cả khi bạn làm việc một mình. Dành các khoảng thời gian khác nhau trong ngày cho những hoạt động khác nhau như: công việc sáng tạo, hội họp, trả lời thư từ, công việc hành chính, v.v…. Những giới hạn rõ ràng như vậy giúp một nhiệm vụ không kéo dài lâu hơn mức cần thiết và lấn vào thời gian của những công việc quan trọng khác. Ngoài ra, chúng cũng giúp bạn tránh được hội chứng nghiện công việc – một chứng gây kém hiệu quả hơn hẳn so với những gì bạn nghĩ.

Một thói quen thực sự hiệu quả luôn mang tính cá nhân cao. Đó là sự kết hợp độc đáo, phù hợp với tài năng và khuynh hướng của riêng bạn. Vì vậy, hãy thử nghiệm các yếu tố và tìm ra sự kết hợp cung cấp cho bạn nền tảng tốt nhất để làm việc hiệu quả. Bạn sẽ biết nó hiệu quả ngay khi lịch làm việc mỗi ngày bắt đầu ít giống một thói quen nhàm chán và gần hơn với một nề nếp sáng tạo.

“Tôi không chờ đợi cảm hứng. Sẽ chẳng có gì được hoàn thành nếu bạn làm vậy. Tâm trí bạn phải biết rằng đã đến lúc cần bắt tay vào làm việc.”

—Pearl S. Buck