Nhiều người “cường điệu hóa” kỹ năng mềm, nhưng thực ra phần lớn chỉ cần hiểu chúng theo nghĩa thông thường. Có một cuốn sách nhan đề là “Đắc nhân tâm” do Dale Carnegie viết, xuất bản năm 1936. Cuốn sách này đã được dịch sang nhiều thứ tiếng, trong đó có tiếng Việt, tôi khuyên các bạn nên đọc nó, không chỉ một lần mà nhiều lần. Tôi đã đọc cuốn sách này từ khi học trung học và đến giờ vẫn còn đọc. Nếu bạn có thể áp dụng phần lớn những điều cuốn sách này nhắc tới, bạn đã có đủ mọi “kỹ năng mềm” cần thiết để thành công trong cuộc sống.

Có các trường, lớp, các xêmina dạy về kỹ năng mềm. Nhiều kỹ năng được thiết kế để đào tạo cho những người chuyên nghiệp, nhưng bạn cần phát triển các kỹ năng mềm từ khi còn là sinh viên vì bạn sẽ cần đến chúng sau khi tốt nghiệp. Có rất nhiều kỹ năng mềm nhưng một sinh viên đại học cần phát triển ít nhất năm kỹ năng cơ bản sau: trao đổi, trình bày, làm việc nhóm, giải quyết xung đột và lãnh đạo.

Kỹ năng trao đổi là khả năng nói sao cho rõ ràng để người khác hiểu được. Sinh viên thường hỏi tôi: “Lúc nào em cũng nói chuyện với bạn em, vậy tại sao em phải cần kỹ năng này?”. Câu trả lời của tôi là: “Kỹ năng trao đổi nghĩa là biết khi nào nên nói và khi nào nên nghe.” Một số sinh viên nói rất nhiều mà không bao giờ lắng nghe. Một số sinh viên không bao giờ suy nghĩ kỹ trước khi nói. Họ chỉ gây ồn ào chứ không có kỹ năng trao đổi.

Nghe là kỹ năng quan trọng nhất của quá trình trao đổi. Sinh viên phải học cách lắng nghe một cách chăm chú và tránh ngắt lời khi người khác đang nói. Kỹ năng này rất khó phát triển vì nó phải là một phần trong tính cách của bạn. Muốn là một người biết lắng nghe nghĩa là bạn phải kiên nhẫn và biết thông cảm. Bạn phải có tâm trí cởi mở và thật lòng muốn hiểu người khác.

Trình bày cũng là một kỹ năng quan trọng. Người nói giỏi bao giờ cũng suy nghĩ kỹ trước khi nói. Họ trình bày rõ ràng và đi thẳng vào vấn đề chính một cách nhanh chóng để cho người nghe có thể hiểu được. Nhiều sinh viên tin là để trở thành người nói giỏi, họ phải dùng những từ khác thường. Thế nhưng, sự thật không phải thế, người nói giỏi bao giờ cũng dùng những từ đơn giản để người khác dễ hiểu. Sinh viên cần hiểu rằng dùng từ sai có thể làm tổn thương người khác hoặc tạo ra hình ảnh tiêu cực về người nói. Người nói giỏi phải lựa chọn lời nói cẩn thận để tạo ra ngôn ngữ tích cực. Thông điệp của họ bao giờ cũng lịch sự, thú vị và thực tế để tạo ra ấn tượng tích cực cho người nghe. Các bạn nên tránh dùng các thuật ngữ kỹ thuật hay chuyên ngành khi nói chuyện hàng ngày. Chẳng hạn, sinh viên công nghệ thông tin thường dùng thuật ngữ kỹ thuật mà không biết rằng người nghe có thể không hiểu. Những người làm nghề kiểm thử thường dùng thuật ngữ “kiểm thử hộp đen”. Những người làm nghề kiểm thử và phát triển thường dùng thuật ngữ “kiểm thử đơn vị”, nhưng người khác có thể không hiểu. Điều quan trọng là bạn phải biết điều này và tránh dùng các thuật ngữ kỹ thuật khi trao đổi hàng ngày. Một số sinh viên có thói quen dùng từ tắt khi nhắn tin và nó trở thành thói quen khi họ nói chuyện với bạn bè. Nhưng khi đi phỏng vấn xin việc hay khi làm việc trong môi trường công nghiệp, không thể sử dụng những từ ngữ như vậy vì nó thể hiện thái độ bất kính.

Ngoài ra còn có một kỹ năng trao đổi quan trọng khác được gọi là “trao đổi không lời” hay diễn đạt bằng ngôn ngữ hình thể như biểu lộ qua nét mặt, ánh mắt và cử chỉ, cũng đều là một phần của quá trình trao đổi. Theo một khảo cứu về trao đổi, giáo sư A. Mehrabian cho biết 55% ý nghĩa của cuộc trò chuyện xuất phát từ ngôn ngữ của nét mặt và hình thể, chỉ 38% xuất phát từ ngữ điệu của giọng nói.

Với người phương Tây, khi nói chuyện, bạn phải nhìn vào nhau và tiếp xúc bằng ánh mắt. Nếu bạn nhìn xuống hay tránh tiếp xúc mắt, thì có nghĩa là bạn cảm thấy tự ti hay đang nói dối. Ngược lại, phần lớn văn hóa châu Á coi nhìn thẳng vào mặt ai đó và tiếp xúc bằng ánh mắt là biểu tượng của bất kính và thách thức. Bạn phải hiểu khác biệt này và hành động sao cho thích hợp. Khi đứng nói chuyện, tư thế cũng rất quan trọng. Phần lớn người châu Á không thích nói khi đứng, trừ khi đó là câu chuyện ngắn. Nhưng người phương Tây xem việc đứng nói chuyện là nghiêm chỉnh và tư thế chân của bạn rất quan trọng. Nếu bạn đứng choãi rộng chân, tức là bạn rất hung hăng và muốn chi phối cuộc nói chuyện. Tư thế đứng với hai chân khép chặt cho thấy bạn yếu thế, dễ phục tùng và đang sợ hãi. Tư thế đứng tốt nhất là hai chân rộng bằng vai. Văn hóa châu Á không chú ý tới những tiểu tiết này nhưng văn hóa phương Tây coi ngôn ngữ cơ thể là điều quan trọng và họ thường phán xét bạn qua tư thế của bạn.

Trao đổi hiệu quả nghĩa là phải chọn đúng từ ngữ, trình bày chúng một cách tích cực và sử dụng ngôn ngữ cơ thể đúng mực. Một nghiên cứu gần đây về những người xin việc cho thấy rằng cứ một trăm ứng cử viên thì chỉ có mười lăm người được thuê. Tám mươi lăm ứng cử viên kia không được chọn vì họ không có kỹ năng trao đổi. Mọi ứng cử viên đều có kỹ năng, kỹ thuật và đủ phẩm chất, được chọn ra từ danh sách hàng nghìn đơn xin việc đề phỏng vấn. Nhưng họ không gây được ấn tượng cho quản lý nhân sự vì kỹ năng trao đổi của họ quá nghèo nàn. Nghiên cứu này cho thấy 30% trong số họ không chuẩn bị sẵn sàng để trả lời các câu hỏi không liên quan tới lĩnh vực học tập của họ; nhiều người chẳng biết gì về xu hướng công nghệ hay những gì đang xảy ra trên thế giới. Đó là dấu hiệu cho thấy họ không có đủ vốn tri thức để làm việc hiệu quả; 67% không biết cách trình bày rõ ràng hay trả lời câu hỏi cho phù hợp; nhiều người tỏ ra bồn chồn và thiếu tự tin; 58% có ngôn ngữ cơ thể và cử chỉ không đúng mực khi nói chuyện, như không duy trì tiếp xúc mắt, gãi đầu gãi tai, không ngồi thẳng lưng mà ngồi thườn thượt trong ghế. Nghiên cứu này kết luận rằng phần lớn sinh viên có kỹ năng kỹ thuật tốt nhưng không có khả năng thể hiện bản thân đúng mực. Một số người nói năng trôi chảy, nhưng không thể lắng nghe. Nhiều người có vấn đề với cách diễn đạt, ngôn ngữ cơ thể hay có những cử chỉ không thích hợp.

Bên cạnh nói và nghe thì đọc, viết và trao đổi nhóm cũng là một phần của kỹ năng trao đổi. Phần lớn các trường đại học đều yêu cầu sinh viên đọc rất nhiều. Nếu không có kỹ năng đọc tốt, sinh viên sẽ phải vật lộn với đống tài liệu khổng lồ ở trường. Tôi cho rằng khả năng đọc, viết sẽ giúp cải thiện khả năng nói và nghe. Phần lớn những người đọc giỏi thường cũng đều là những người nói giỏi vì họ có khối lượng kiến thức lớn. Tôi bao giờ cũng khuyên sinh viên nên tìm cách cải thiện kỹ năng trao đổi bằng cách đọc thật nhiều. Cần đọc liên tục mỗi ngày để trí óc vận động và tiếp thu tri thức mới. Nhiều sinh viên công nghệ thông tin cho rằng họ chỉ cần đọc sách kỹ thuật là đủ. Điều đó hoàn toàn sai lầm. Bạn nên đọc bất cứ sách gì bạn thích và biến việc đọc thành một thói quen không thể thiếu trong đời. Chúng ta cũng có thể mở mang trí óc khi đọc tin tức, tạp chí, các blog. Ngoài ra, các bạn nên đọc lịch sử, tin tức thế giới, tin tức kinh tế và doanh nghiệp, để luôn cập nhật theo kịp dòng thời sự.

Thảo luận nhóm nghĩa là trao đổi trong một nhóm người. Khi thảo luận nhóm, mọi người cùng ngồi lại để trao đổi và bày tỏ ý kiến riêng về một chủ đề. Trong hoạt động thảo luận nhóm, sinh viên sẽ học được sự năng động khi làm việc trong nhóm, cách tập hợp nội dung và các đức tính cần có của người lãnh đạo. Khi thảo luận nhóm ở trường đại học, giảng viên sẽ đánh giá ai chuẩn bị tốt, ai có kỹ năng nói tốt và ai có kỹ năng lãnh đạo. Sinh viên phải học cách nói năng rõ ràng và lịch sự. Cần biết rằng thảo luận không phải là tranh cãi, phải tập trung vào chủ đề thảo luận, không nói các thông tin không liên quan. Ngoài ra, bạn phải kiểm soát cảm xúc và hành vi của mình, tránh những xung đột không cần thiết.

Trao đổi là kỹ năng cơ bản trong công việc và cuộc sống. Sinh viên nên phát triển kỹ năng này khi còn đi học bằng cách tham gia thảo luận ở lớp, chú ý cách lựa chọn ngôn từ để tạo ra ấn tượng cho người nghe. Bên cạnh đó, nên phát triển thói quen đọc để làm giàu vốn ngôn ngữ và mở rộng phạm vi kiến thức của mình để hiểu thế giới đang xoay chuyển ra sao.

[Kỹ năng mềm là kỹ năng xác định ra năng lực của một người để có thể “ăn khớp” và làm tốt nhiệm vụ trong một môi trường đặc thù như công ty hay tổ dự án.]

HỌC KỸ NĂNG MỀM

Một sinh viên hỏi tôi rằng ngày nay nhiều công việc yêu cầu phải có kỹ năng mềm. Vậy sinh viên có thể học những kỹ năng đó ở đâu? Họ có cần đến một ngôi trường đặc biệt nào để học các kỹ năng đó không?

Thật ra bạn không cần tới bất kỳ một ngôi trường đặc biệt nào để học những kỹ năng đó cả. Phần lớn kỹ năng mềm thường được dạy trong đại học nhưng có thể bạn không chú ý. Tất nhiên, không có môn học nào mang tên kỹ năng mềm cả, nhưng nhiều môn bạn học có thể giúp bạn phát triển những kỹ năng này. Chẳng hạn, phần lớn các môn ở trường đại học đều yêu cầu sinh viên phải thuyết trình hay tham gia thảo luận nhóm. Nếu là người thuyết trình, bạn sẽ phải chuẩn bị để nói trước lớp, bạn phải nghiên cứu về chủ đề bạn sẽ trình bày để có thể nói về nó một cách tự tin. Bạn sẽ phải làm sao để phần trình bày của mình phù hợp với trình độ và thu hút sự quan tâm của cả lớp. Nếu nó quá phức tạp, sẽ không ai hiểu được bạn. Nếu nó quá đơn giản, các bạn của bạn có thể chán và không thèm chú ý. Về căn bản, bạn phải chuẩn bị và tập dượt vài lần để đảm bảo có thể trình bày một cách thoải mái và trơn tru. Như vậy tức là bạn đang học hỏi và trau dồi kỹ năng mềm ở phần “trình bày”.

Dù thảo luận nhóm hiện nay là hoạt động then chốt với nhiều môn ở trường đại học nhưng một số sinh viên lại không thích tham gia. Họ hiếm khi đặt câu hỏi hay thể hiện ý kiến riêng mà thích ngồi im lặng. Vì không tham gia, họ đã bỏ lỡ cơ hội để phát triển một kỹ năng mềm. Khi tham gia vào thảo luận nhóm, trước hết bạn cần phải biết rõ chủ đề, bằng không bạn sẽ chẳng có gì để nói cả. Bạn phải nghiên cứu về chủ đề này, trình bày rõ ràng suy nghĩ của mình và hình thành nên ý kiến dựa trên những gì bạn hiểu. Bạn có thể thực hành bằng cách thảo luận với nhóm. Bạn sẽ phát triển kỹ năng thuyết phục khi bảo vệ quan điểm của mình trước những ý kiến phản bác lại. Ngoài ra, bạn cũng phát triển được kỹ năng trình bày khi tìm cách giải thích rõ ràng, đơn giản và chính xác lập trường của mình trước lớp. Đây là những điều cơ bản của kỹ năng trình bày. Bạn tham gia thảo luận trên lớp càng nhiều, bạn sẽ càng tự tin hơn, sự tự tin đó ảnh hưởng tới mọi khía cạnh của cuộc sống và xây dựng nên tính cách của bạn.

Chương trình đại học yêu cầu sinh viên phải làm việc rất nhiều. Bạn phải đọc nhiều sách và các bài tạp chí. Bạn còn phải chuẩn bị sẵn sàng cho các bài tập về nhà, bài kiểm tra hàng tuần và các kỳ thi. Khối lượng công việc lớn như vậy sẽ khiến bạn rất bận rộn, nên bạn phải học cách sắp xếp thời gian để hoàn thành. Nhờ vậy, bạn học được thêm kỹ năng tổ chức, ưu tiên cho hoạt động nào trước, hoạt động nào có thể để sau. Bạn cũng phát triển được kỹ năng quản lý thời gian bằng cách phân chia thời gian cho những hoạt động này và xác định xem bạn cần dành bao nhiêu thời gian cho từng hoạt động. Quản lý thời gian và tổ chức là những kỹ năng rất quan trọng, có thể quyết định thành bại ở trường đại học. Đó cũng là những kỹ năng cơ bản trong cuộc sống khi bạn đi làm trong môi trường công nghiệp. Khi quản lý được thời gian của mình, bạn cũng sẽ học được cách sắp xếp tài liệu, tổ chức phương pháp học tập và cả cuộc sống của bạn khi học đại học. Ngoài ra, bạn sẽ phát triển được kỹ năng xã hội khi lựa chọn ai là người có thể học chung, ai có thể giúp đỡ bạn và nhóm nào có thể gia nhập được.

Hiện nay, hầu hết sinh viên đại học đều không làm việc một mình mà làm theo nhóm. Điều này không dễ dàng gì, vì ở trường phổ thông nhiều người đã quen làm việc độc lập, làm việc theo nhóm sẽ bị coi là gian lận. Nhưng hầu hết các trường đại học đều yêu cầu sinh viên phải học hay làm việc theo nhóm nên bạn phải học kỹ năng này. Thử thách chính là phải làm sao để các thành viên trong nhóm cùng nhau làm việc và phối hợp nhịp nhàng thay vì mỗi người đi theo một hướng riêng. Đó là lý do tại sao ngay từ đầu mọi thành viên trong nhóm phải đồng tình và hướng tới một mục đích chung. Nhờ vậy, bạn sẽ phát triển được kỹ năng đề ra mục đích và kỹ năng xây dựng nhóm. Bạn cũng học được cách phân công vai trò và trách nhiệm cho các thành viên nhóm với tư cách trưởng nhóm, các thành viên trong nhóm nên luân phiên giữ vai trò trưởng nhóm để có cơ hội học hỏi kinh nghiệm. Bạn sẽ học được cách làm việc trên tinh thần công tác với nhau, giúp từng thành viên phát triển khả năng, khi nào cần lắng nghe và khi nào cần trình bày ý kiến. Bạn cũng sẽ học được cách chia sẻ thông tin và hiểu được sự năng động của nhóm. Làm việc nhóm là kỹ năng thiết yếu trong cuộc sống, cả khi bạn tạo dựng sự nghiệp sau khi tốt nghiệp đại học.

Bốn năm đại học có thể giúp bạn phát triển cả kiến thức về kỹ thuật và kỹ năng mềm cần thiết để tạo dựng sự nghiệp riêng của bạn. Bạn có thể học rất nhiều điều ở trường đại học để phát triển năng lực riêng của mình, nhưng bốn năm trôi qua rất nhanh nên xin đừng phí hoài. Dù việc làm tốt là mơ ước của nhiều sinh viên, nhưng một số người chỉ dựa trên “bằng cấp” hơn là khả năng của chính họ. Họ không biết rằng không phải bằng cấp mà chính tri thức và kỹ năng mới là cái bảo đảm cho họ. Không công ty nào thuê người có bằng cấp mà không có tri thức và kỹ năng. Nhưng một số công ty sẽ thuê người có kỹ năng, dù không có bằng cấp. “Bằng cấp” là chìa khóa mở “cánh cửa cơ hội”, nhưng bạn phải có khả năng mở cửa và bước vào. Không có khả năng, bạn chỉ đứng đó, tay cầm chìa khóa, nhưng lại để người khác đi qua và bước vào. Thật nản lòng khi nhìn thấy rất nhiều cơ hội công việc được quảng cáo nhưng bạn lại không đáp ứng được yêu cầu.